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农业科技档案管理工作是科技工作的重要组成部分。以下是读文网小编为大家精心准备的:加强科技饲料档案管理工作的对策相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘要]文章论述对饲料科技档案管理工作内容,存在问题的认识,最后提出了解决对策。
[关键词]加强;科技饲料档案;管理;问题;对策
科技档案是国家科技资源储备的一种形式,是国家的宝贵财富,科技档案是进行科技研究和设计活动不可缺少的凭证和参考材料,是科学决策的条件和依据。它对于科技发展有着重要意义。
(一)中国古代也有科技档案
科技档案曾被历朝历代所重视、收藏和保管,如清朝“样子雷”绘制的北京故宫建筑图档案,现部分收藏在首都博物馆内,使人大开眼界,亲眼看到了古人绘制的平面,立体建筑图。使人叹为观止,对于保护建筑的维修起到非常重要的作用。
(二)科技档案工作是一项专业性的工作,首先表现在科技档案工作是一定专业技术活动的真实记录和产物,反映着一定专业的特点,并服务于本专业技术工作,是本专业技术工作不可缺少的依据。其次表现在科技档案工作本身是一项专门性的工作,具有自己的独立的科学体系和工作规律,如饲料科研档案。
(三)科技档案工作是科技管理的基础性工作。首先科技档案工作为企业的各种职能性管理工作提供依据和条件。以设备管理为例,设备仪器是科研、生产活动的重要手段,建立健全设备档案及其管理工作的实现设备仪器科学管理的重要基础工作。
(四)科技档案管理工作是为科研、生产、建设活动服务的一项工作。科技档案是一种宝贵的科技资源,它被运用到科研、生产、建设活动中,就会促进这些活动的发展。现代化的大生产和各项科技活动离不开科技档案这个条件。
科技档案是指在自然科学研究、生产技术,基本建设等活动中,产品可行性研究,开发论证,报告,产品说明书,工艺流程,设备说明书,产品效果图纸,图表、文字材料,计算材料,图片以及录像,光盘,硬盘、拷贝、证书等科技文件材料。
科技档案工作是国家档案事业的一个组成部分,饲料企业的科技档案工作是科研管理或技术管理工作的组成部分。其基本内容包括科技档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计开发和利用等工作。
饲料行业的科技档案工作和其他行业的科技档案工作一样,随着饲料工业的发展逐步建立,但也存在很多问题,主要有以下几点:
(一)对科技档案工作的重视程度不够。
有些科技人员甚至包括部分领导干部对科技档案工作重要性的认识不够,认为科技档案工作只是一般的事务性工作。在日常工作中,轻视档案工作,缺乏对档案工作的了解,忽视档案管理工作的重要性,这部份人的思想已无法适应新时期档案管理工作的需求。
(二)档案管理不够规范。
在现实工作中,有些企事业单位或部分档案馆在科技档案归档和保管工作中存在一些管理不规范的现象,具体表现为:第一,档号不规范。第二,案卷标题不规范。第三,大部分案卷缺少卷内目录。第四,组卷混乱现象比较严重。
(三)档案室硬件环境设施不齐全。
个别单位对建立专业档案室的硬件设施建设重视不够,有些单位甚至没有专用的档案室,这在一定程度上难以适应新时期档案保管工作的要求,硬件设施的不健全,势必会造成各种档案材料的保存质量难已达到保管要求,易引起档案材料霉变,虫蛀。
(四)饲料行业是一个新兴的行业,饲料档案科技事业还比较年轻。饲料科技档案工作较之其他科技档案还未完全健全,部份饲料企业只注重科技工作,不注重科技档案工作,有些单位没有建立健全科技档案室,科技文件材料散存在个人手里,有些单位虽然有科技档案室,但缺乏科学化、规范化的管理制度和办法。
(一)健全档案管理制度
(1)规章制度要体现合理性、科学性,建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际,以适应单位档案管理的需要。
(2)简明实用。制度必须具有可操作性,其建立应以方便实用,简便易行,可操作性强为目标,以便更好地发挥制度的指导和规范作用。
(3)坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺得执行,而职工是单位的主要构成群体,是制度的主要约束对象和执行者。
(4)坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门,在规章制度的执行过程中,要做到赏罚分明,充分体现制度的权威性。
(二)档案管理应用现代计算机技术的功能与作用
(1)用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库。然后按不同的要求,利用库内数据自动编制案卷目录,专题目录,分类目录等。
(2)用计算机进行档案检索,按照案卷著录项目中所标识的内容特征和形势特征,检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件。
(3)用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况,包括入库与出库数量,库存空间占有率,档案调阅,归还等进行登记与统计。
(4)应用计算机对本饲料科技档案编目成档,收藏,备份,开发利用等。
(三)提高档案工作人员专业技能和素质。
提高档案工作者素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键。应引进聘用具有专业本科文化知识、有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时,加强现有人员的继续教育工作。档案人员应努力学习、拓宽视野,提高自身素质,努力成为复合型人才。
(四)强化服务意识,提高服务水平。
科研档案管理人员要树立“一切为了科研一线服务“的观念,在工作中以服务意识作为出发点和归宿,明确服务方向,端正服务态度,树立创新意识,提高服务质量,更好地为本单位科研生产服务。
在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时代发展要求,要从观念上更新,采取有效措施,积极探索科技档案现代管理模式,跟上时代的前进步伐。
加强科技饲料档案管理工作的对策相关
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科技档案管理能够实现对科技文件的鉴别和筛选,从而使比较零落的文件系统化和规范化,对于充分发挥科技档案的价值具有重要的意义。下面是读文网小编为大家整理的科技档案管理论文,供大家参考。
摘要:分析了新常态下农业科技档案呈现出的新特点以及档案管理工作面临的主要问题,并从创新农业科技档案管理理念、管理模式、管理手段、服务方式以及加强档案管理人才队伍建设等方面,阐述了如何进一步提高农业科技档案的归档效率和服务质量,提升档案利用价值,从而提高农业科技档案管理水平的对策。
关键词:农业科技档案;新常态;创新;管理;问题;对策
随着我国经济发展步入新常态,农业科研体制机制改革不断深入,现代农业发展依靠科技创新驱动的要求越来越强烈,农业科技协同创新成为发展新趋势,农业科技档案也呈现出新特点,需要归档的有价值的科研材料呈爆发式增长,档案载体多样化,传统的农业科技档案管理模式、管理手段、服务方式已经无法满足飞速发展的科研需求。农业科技档案管理需要积极适应新常态,运用新思维、新理念、新方法,增强责任意识,突出创新驱动,构建农业科技档案管理的新体系,切实为现代农业科技创新发展服务。
1新常态下农业科技档案管理面临的主要问题
1.1管理理念保守,不利于农业科技档案管理水平的提高
农业科研单位长期受传统观念影响,工作重心放在科研上,对档案管理不够重视,档案意识普遍不强,科技档案管理封闭狭隘、重藏轻用,存在“为保管而保管”“看摊守库”等旧观念,使得科技档案的作用未能发挥出来,无法适应新形势的需要。档案管理部门往往属于单位的边缘部门,专职档案管理人员缺乏,兼职档案人员往往身兼数职,根本无暇在档案管理上寻求创新,墨守成规,周而复始,对档案管理工作如何更好地服务科研工作和社会发展知之甚少,更谈不上主动对档案资源进行开发利用,促进科技成果转化和推广。
1.2管理模式陈旧,跟不上农业科技协同创新机制的步伐
目前,大部分科研院所仍延续计划经济条件下传统的管理模式,难以实现对重点科研课题档案质量的全面控制[1]。档案管理部门只发挥了存储功能,科研管理部门负责本单位的科研档案的收集,二者的作用相分离,未形成系统性。但是随着协同创新机制的推进,协同合作的项目越来越多,而且农业科研工作周期较长、空间跨度大,期间会形成多种载体的档案材料,材料往往分散在课题组成员中,他们主动上交档案材料的意识又比较弱,在档案收集上存在一定难度。档案管理人员与课题组之间的沟通也不够积极,对课题(项目)的研究进展情况、科研人员的活动情况、会议材料等的收集,缺乏系统性、协调性和同步性,档案收集的被动,造成档案材料归档的不及时、不完整、不规范。因此,传统收集材料的模式已无法满足现代科研档案管理的发展需求。
1.3管理手段落后,无法满足现代化档案管理的发展需求
传统的档案资料使用纸质记载,存储量大,存放空间较大,信息量大且检索不便。现阶段,随着电算化的普及,新型载体档案尤其是电子文件所占比重将不断上升[2]。以信息化、数字化为管理手段在档案工作中发挥越来越大的作用。而农业科技档案管理信息化建设进程相对缓慢,数字化应用只停留在档案立卷目录的检索上,很多科研单位的档案管理手段还以传统的手工方式对档案进行编辑与检索处理,检索方法单一、速度慢、准确率低,无法满足档案资源共享、深化利用等现代化管理的需要。
1.4服务方式被动,阻碍了农业科技档案的有效利用
随着农业科技协同创新模式的不断发展,科研课题由单一研究内容向大的综合性研究方向发展,科研需要大量的、综合性的科技信息作支撑。多年来,农业科研单位的档案管理人员多为兼职人员,缺乏对档案管理的系统性与专业性认识,档案编研开发工作开展甚少,科技档案信息的匮乏直接影响到科技档案的利用。另外,档案信息检索传递方式也远不能满足现代科技档案的利用需求。档案服务大多为“坐等服务”,有人来查阅就提供档案,没人查阅就存放库房,完全是自我封闭动式服务管理,缺乏主动性,阻碍了农业科技档案的有效利用。
2新常态下创新农业科技档案管理的对策
2.1创新管理理念,提升农业科技档案管理水平
农业科技档案管理工作的创新,首先需要一个有创意的思想理念[3]。要破除计划经济条件下形成的思维定式,需要档案管理工作者创新管理思维和观念,培养现代化档案管理理念,提升管理效率。同时,不断总结新经验与方法,实现理论与科技手段上的创新,从而落实农业科技档案管理工作的时代性发展思路[4]。档案管理工作者要充分发挥档案工作的资源和技术优势,创新服务理念与服务意识,促进档案管理工作的创新发展。
2.2创新管理模式,实现农业科技档案协同管理
农业科技协同创新机制的核心就是重点凝练现代农业发展的重大科技需求和重点研发任务,共同立项和组织实施国家科技计划重点项目,将个体、分散的科研力量凝聚成为一个有机的整体,加强联合科技攻关。随着这种科研模式的不断推进,科技创新资源进一步整合共享,科研档案的管理模式也应随之调整和创新。农业科技档案管理在落实原来的“三纳入”“四同步”的基础上,也要实现科研档案的协同管理,实现科研档案管理各要素的最优配置和整体部署,形成“三位一体,统一规范,各司其职,资源共享,互相促进,协同高效”的科研档案协同管理模式,使各科研项目组、科研管理部门和档案管理部门密切协作,对科研档案管理工作的全过程进行有效控制[5]。项目立项后,科研管理部门可以采用预立卷方式,以项目(课题)组为单位,在科研任务书中添加档案归档时间、内容等项目[6],由项目负责人明确专员收集科研项目过程中形成的材料,科研管理部门实时对档案材料收集情况进行指导和检查,当项目结题后由项目负责人审核确认后,将档案材料统一送至科研管理部门把关,然后正式立卷装订,再交至档案部门归档保管利用。这样档案管理渗透到项目实施的各个环节,使科研项目材料的形成和积累、整理和归档都处于受控状态,确保归档材料的完整、准确、系统。同时,将科技档案是否齐全作为验收和评奖的必备条件,提高科技人员的归档意识,让档案管理部门参与到科研项目管理中来。
2.3创新管理手段,加强农业科技档案信息化建设
除了做好纸质档案的管理以外,要加强农业科技档案信息化建设。档案信息化建设是适应社会发展的必然举措,是农业科技档案管理的发展方向。研发或者购置适合本单位的科研档案管理系统,构建档案信息数据库。管理系统要具备适应多种文件的存储格式,支持实时浏览、网络检索等功能,能够实现搜集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、数据输入(输出)及格式转换的控制与管理,这样变耗时耗力的手工操作为高效便捷的信息化处理。建立网络系统,共享科研信息资源,把工作需要的各种资料、研究成果等科研信息资源组织起来,如按内容构建文件、专利证书、科研奖励证书、科研项目等档案信息资源模块,构建科研档案信息化共享平台。做好网上管理、传播并提供服务,可大大缩短信息资料的处理、报送、传递时间。
2.4创新服务方式,提供农业科技档案多渠道服务
新常态下农业科技档案工作中心已由“保管”向“服务”方向转变,服务方式必须要由被动服务向主动服务转变,由单一性服务向多元化服务转变。因此,在工作中要创新服务机制,拓宽服务领域,提高服务水平,才能推进科研档案工作事业的发展[7]。农业科技档案人员要熟悉档案管理业务,研究农业科学领域需求档案的规律,了解课题研究所需档案的服务要求,从而促进农业科技创新工作的顺利进行[8]。档案人员应把握信息需求的动向,不能局限于查阅过去的资料服务现在的科研工作,要认真开展科技档案编研工作,充分挖掘科技档案的潜在价值,扩大服务范围,积极为农业生产、科学研究、科研成果推广等提供多渠道服务。同时,建立快捷、实用的查询检索系统,满足农业科技人员对技术档案的需求[9]。
3结语
新常态下的新目标、新任务、新要求,需要广大农业科技档案工作者主动把握和积极适应。随着社会不断进步发展,档案工作已不再是传统意义上的简单型劳动,而是一项复杂的、创新型的知识劳动。档案工作的新常态,需要档案部门服务的范围越来越广,服务质量的要求越来越高,也就要求档案工作的水平越来越高[10]。因此,建设一支高素质复合型的农业科技档案管理人才队伍尤为重要。必须要重视对农业科技档案专职(兼职)管理人员的专业知识培训。农业科技档案工作者不仅要掌握档案管理业务知识,还要了解农业科技专业知识,同时还要具有现代信息技术应用能力,更重要的是提高自身的职业道德素养,提高服务意识和创新意识,促进农业科技档案事业不断发展。
4参考文献
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在林业科学技术研究过程中,产生了大量具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料,通过对这些文件材料的整理、归档,便形成了林业科技档案。林业科技档案承载着林业科研和林业工作的发展历程,贮藏着丰富的林业科技信息资源,是林业科研工作的宝贵财富,是推动绿色崛起的技术支撑,是国家生态文明建设的重要组成部分,收集、整理、编目、保管、统计、利用林业科技档案对推动林业科技发展至关重要。
1林业科技档案的主要特点
1.1专业性
科技档案与其他档案的最根本区别在于它产生、形成于科技活动中,而科技活动是分专业进行的,具有较强的专业性,专业性的特点是实现科技档案管理的重要依据之一[1]。林业科技档案除了具备科技档案的共性外,还有其自身的专业特点。以咸宁林科院为例,在对竹类、杉木、油料作物等方面的研究时,归档材料就含有调查记录表、观察记录表、施工记录表等大量的专业调查数据;如潜山森林公园规划建设工程项目就包括建筑施工图、工程预算书等归档材料,涉及建筑、水利等多个方面、多个专业的内容。
1.2成套性
林业科技项目在立项、审批、调查研究、规划设计、工程施工、竣工验收整个过程中都体现了成套性的特点,即围绕着一个独立的科研项目或课题形成,每一项都是相互关联,密切联系,记录了完整的科研项目活动。
1.3阶段性
由于有的林业科研项目周期长,可以根据项目需要,采取按阶段归档的方法,即按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段进行归档,每完成一个阶段的工作,就可以将该阶段形成的科研文件整理归档,补充到该科研项目档案中去,这样的方法既利于收集、整理,又科学、有序。
1.4保密性
林业科技档案是广大林业科技人员在科学试验、生产实践中形成的,是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果,反映了林业建设真实记录,在某些方面具有专属性和独创性,属于国家和单位的知识产权保护范畴,必须得到尊重和保护,要加强对科技人员和科技档案工作人员的保密教育,定期研究和审查林业科技档案的内容,适当调整保密范围和密级,确保林业科技档案与科技资源的安全。
2林业科技档案管理存在的问题
2.1档案管理模式传统
林业科技档案是林业生产活动的记录和凭证,又是林业生产活动必要的参考和依据,在林业生产活动中具有重要作用[2],但长期以来,由于受传统模式的影响,林业科技档案信息化管理不够。从档案保存方面看,纸质多于磁质、磁质多于光质、光质多于声像,档案管理现代化水平低,很多林业科技单位只是简单地把档案信息要素录入计算机,在查询、借阅、管理、利用上缺乏技术支撑,严重影响科技档案管理水平。
2.2科技人员存档意识淡薄
部分科技人员对档案材料的收集、整理、归档意识淡薄,只重视科学实践活动和科技成果论文的发表,轻视档案资料的收集,没有认识到林业科技档案是林业科技项目建设工作中的重要组成部分,是项目验收的重要依据,有的人上交档案的积极性不高,不能够主动配合档案管理人员工作,往往是等到检查验收时临时抱佛脚,致使档案管理难以顺利开展。
2.3管理人员专业水平不强
档案的信息化管理给新形势下的档案工作提出了更高的要求,然而在部分林业科技单位,档案管理工作人员身兼数职,没有时间、没有精力去学习更多专业知识或进行专门培训以此提升自己的专业技能。特别是有的档案管理人员没有直接参与到科研活动或科技项目具体过程中,对科研项目本身缺乏基本了解和认知,仅凭个人经验进行分类,导致归档不完整、不准确、不系统,严重影响了林业科技档案收集质量。
2.4档案管理规范化程度不高
有的林业科研单位对林业科技档案管理认识不足,对科技档案资源运用不够,存在重视不够、措施不到位、规范化建设投入少等问题,致使档案管理水平层次低。
2.5档案管理体系不完善
尽管很多林业单位设立了专职或兼职档案管理人员,但管理体系不够健全和完善,缺少专业的林业科技档案管理制度,存在着林业档案统一管理难、归档立卷难、资料查阅难“三难”问题。比如在林业科技档案统一管理方面,由于我国还没有建立统一的林业档案规章制度,各类林业资料往往没有统一由林业科技档案管理部门或管理人员进行统一管理,造成林业科技档案不健全、不完全、不集中问题。
3林业科技档案管理的基本规范
3.1明确归档范围
林业科技档案管理有其自身的特点和规律,必须保证林业科技档案整理的规范化程度,切实遵循林业科技档案以课题成套进行归档的特点。一般按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段组织收集资料归档。具体包括:科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、技术考察及调研报告、课题论证报告、科研课题研究计划和协议书、合同;各种载体的重要原始记录;各种检验分析报告、实验报告,专利申请的有关文件;设计文件、图纸、重要的往来技术文件、课题鉴定申请书、工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料;科研投资情况、决算材料、科研成果和奖励、申报材料及审批材料、获奖证书、推广应用经济效益和社会效益的证明;推广应用方案,技术转让合同,协议书,成果推广应用中形成的技术文件及工作总结,成果宣传报道等等。
3.2确定归档时间
归档时间的确定直接影响到归档文件的质量,决定着归档工作能否正常进行。归档时间应根据林业科技活动的规律和科技文件的形成特点来确定。对于周期较长的林业科研项目,一般采取按阶段归档的方法,即按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段进行归档,每完成一个阶段的工作,就将该阶段形成的科研文件整理归档,补充到该科研项目档案中去。对于活动周期不太长的林业科研项目,可在该项目结束后进行归档。此外,有的林业科研项目不仅周期长,而且由若干子项目、子课题组成,这些子项目、子课题一般相对独立,可在每个子项结束后对该子项进行归档。为便于记忆简易分为:按阶段归档;在一项科技活动结束后归档;按子项归档;按年度归档;随时归档。
3.3划定保管期限
林业科技档案的保管期限一般分为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。划分原则为:凡是具有长远利用价值的应该永久保存;凡是在一定时期内,具有利用价值的可以定期30年保存;凡是在较短时期内,具有利用价值的可以定期10年保存;凡是介于相邻两种保管期限之间的档案,其保存期限一律从长。
3.4注重日常管理
在林业科技档案中新技术、新品种、知识产权和种质资源都具有非常高的经济和社会价值,作为存储这些信息的载体—林业科技档案的管理就显得尤为关键。因此,在日常管理中要严格按照《中华人民共和国档案法及其《实施办法》等法律规章,建立健全档案保管、保密、利用、统计、移交和档案人员岗位责任制等等,以严格的制度管人管事。
4强化林业科技档案管理的对策措施
4.1强化认识
作为林业工作部门要充分认识到林业科技档案管理工作是林业工作的重要组成部分,是推动林业科技进步的必要资源;是发展林业经济、创造林业效益的基础工作。特别是基层科研单位领导,要重视档案管理工作,将所需经费列入单位年度财政经费预算,加大资金投入,不断加强基础设施建设,配备必要的硬件设施设备,建立利于档案内网在线查询的信息化管理系统。另外,林业科技档案工作专业性强,档案管理人员要强化认识,与时俱进,除了学习档案专业基础知识外,还需要补充林业科技专业知识,不断提高综合管理水平。同时,有关单位应及时组织档案管理人员参加林业专业知识的学习培训,抓好专业技术教育。只有这样,林业科技档案管理才会科学、规范、有序,档案信息化管理水平才会得到有效提高,档案开发利用才会便捷有效。
4.2完善制度
林业科技档案的开发利用,离不开档案管理制度的保障,相关林业科技单位应以国家有关档案管理制度为依据,结合本单位实际,按照林业科技档案管理规范和社会发展需要,建立健全相关制度,从根本上提高林业科技档案管理正规化建设水平。
4.3加强应用
林业科技档案工作的根本目的就是尽可能地开发利用其信息资源的潜在价值,服务于现代林业建设与林业科技发展,服务于国家的经济建设。林业科技单位要善于提高档案信息资源的利用率、提高档案管理科学化程度、提高工作效率。林业科研人员要主动挖掘本地区林业科技发展特点,善于利用已有的科研成果、科技档案信息,不断拓展服务范围、深入开展送科技下乡活动,将实用的致富信息送到林农手中,为林业生产提供可靠依据。档案管理人员要根据科学研究的实际,围绕特定课题及时地、连续地向科研人员提供对口径的各种档案文献资料,直到课题完成,通过课题跟踪服务,使研究者及时获得攻克难关的资料,避免重复劳动,充分发挥好服务保障作用,使课题研究人员不断充实、修正、完善自己的研究内容和方法。
4.4实现信息化管理
档案信息化建设是目前林业科技档案管理必须采取的重要举措,各单位要把科技档案信息化建设作为信息化建设的重要组成部分进行统筹规划,使档案信息化建设与单位信息化建设同步协调发展。档案管理工作人员要紧跟社会发展潮流,从收集完整齐全、真实可靠的档案信息着手,积极应用计算机技术、光盘技术、多媒体技术,将先进科学技术和设备应用到林业科技档案管理之中,从档案的收集、分类、编目、存贮、查询、借阅、归档等环节实施一体化管理。
4.5建设相对稳定的档案管理队伍
林业科技档案工作连续性强,档案管理人员的频繁调动,无疑将影响到档案工作的连续性,因此,从维护档案工作的长远利益考虑,必须抓紧抓实做好档案管理人员的稳定工作,增强他们的责任感,充分调动从事档案工作的积极性、创造性。同时要根据林业科技工作的特点和需求,不断加强人才队伍建设,培养一批有专业知识,有专业技术的人才充实档案队伍,安排相对固定的人员管理林业科技档案,以保证档案管理工作的延续性,从而促进林业科技档案工作的持续稳定发展。
4.6完善档案管理体系
在科研项目过程中,由于项目周期长,涉及的部门广、参与的人员多,因此,为确保归档材料系统、完整、准确,就必须逐步建立完善的档案管理体系,并在科研业务部门指定一名责任心强、业务素质高的科技人员担任兼职档案管理员,加强日常档案的收集、整理。
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在很多公司、单位档案管理工作显得不是那么重要,那就是档案管理工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实,档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。下面是读文网小编为大家整理的档案管理工作论文,供大家参考。
[摘要]人事档案及其管理工作在医院建设中起着关键作用,它为单位提供各类人才基础信息,为劳动工资制度改革、专业技术职称评定和职工福利及提拔任用等提供依据。所以,应重视人事档案管理,更新人事档案管理理念,实现档案管理科学化、规范化、现代化。
[关键词]档案管理;人事档案现状;管理科学化;对策分析
随着各项制度的改革,人事制度改革也日益深入。医院转型后,人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求,更新人事档案管理的内容、范围,档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等,是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。现就人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析,与同行们探讨。
一、医院转型后,人事档案现状及存在的问题
(一)人事档案交接手续不严密,重视不够。档案人员大多不是专职,故离岗或调动工作时,移交档案、手续不按程序办理,该检查的不检查,该清理的不清理,该签字的不签字,导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有的人认为医院管理的重点是如何提高医疗、教学水平,改善环境条件,为病人提供优质的服务,而对人事档案管理不够重视,存在医院人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。
(二)档案管理人员对人事档案补充、收集、更新缓慢。归档材料未能及时、准确地得到补充。另外某些科研、教学、职称考评、继续教育、业绩考核等方面的材料不归档,使存档的材料不能真实地反映本人现实情况,导致人事档案的不完整。
(三)档案管理人员对档案重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传,职工本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新;其次是人事档案管理基本上是兼管,属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制,档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。
(四)员工本人对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了,档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度,有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚;还有的认为自己的档案不应在本人所属的单位,而由本人保管;有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想、观念必然导致人事档案材料不全或缺失。
二、医院人事档案管理对策及思考
医院人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映,所以,加强医院人事档案的管理,充分发挥其利用价值,才能更好地为党组织、人事部门工作,为职工本人服务。针对以上存在的问题,就干部人事档案管理工作提出以下几点对策及思考:
(一)严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密责任重大的工作,应按程序办理。档案交接手续:一是对所保管的档案进行一次全面清理,做到账务相符;二是对借出的档案要及时催还,并整理好借据,并在借据上注明原因及催还情况;三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时存档;四是按档案移交要求进行移交,并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等,还应在移交文件上签字盖章,要做到对交接工作负责。
(二)建章立制,有章可循,规范操作,积极主动做好档案收集工作。制度上墙,操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿、职工档案转入、转出登记簿,职工档案材料转入、转出登记簿,档案材料移交表等。对由于历史原因造成,确实收集不到的档案材料,要查明原因,登记说明,为以后查找提供方便。
(三)强化档案管理意识,严格档案管理程序。强化医院领导干部档案管理意识,提高档案管理硬件设备,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统。医院不仅是人事管理工作的重要环节,在与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关的同时,更应提高档案管理人员综合素质,提高工作主动性,从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。
(四)积极做好宣传工作,加强档案人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作,对收集的材料要认真核实,把真实可靠的材料收入人事档案,把好质量关。在档案鉴别过程中,档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整,充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作方法,创新工作模式,提高工作效率,提高业务素质。在鉴别过程中,能明辨是非,坚决把那些虚假的资料拒之门外,维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。
(五)提高对职工档案材料重要性的认识。一是加强宣传力度,提高职工对其人事档案重要性的认识,做好咨询服务工作,利用多种渠道向职工宣传有关人事档案的管理知识,使其认识到人事档案的重要性。二是加强对职工人事档案的规范化管理,做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作,完善档案内容,及时补充档案缺失材料,提高档案的利用价值。
(六)加快档案信息化进程,提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索,进而实现网络化管理,已经成为人事档案管理工作的重要议题。这就要求尽快建立人事档案数据库,使人事档案的管理实现信息化、网络化。
总之,要使档案工作有新的进展和突破,就要抓住当前有利时机,加强学习、不断改革创新,冲出原有的思路、模式,形成一整套新的档案思想、档案观念,只有这样,才能适应档案事业的发展,并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。
参考文献:
[1]滕焕君;加强人事档案管理的思考[J].档案;2001年04期.
[2]李瑞龙;做好人事档案管理为选拔培训人才提供可靠依据[J].内蒙古水利;2004年03
【摘要】在博物馆的工作中,人事档案是人才信息的重要载体。它可以证明每个工作人员的人生轨迹,是工作经历的记录,管好用好人事档案相当重要。本文着重探讨博物馆人事档案管理的作用、存在的主要问题及解决的措施。
【关键词】博物馆;人事档案;管理;措施
人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。博物馆人事档案是在人事管理过程中形成的。它记述和反映个人经历的德才表现,是个人经历、学历、技术职称、社会关系、思想道德、业务能力、工作状况及奖励处罚等方面的原始记录。是以个人为单位组合起来,以备考察文件材料。管好用好人事档案对博物馆的工作尤为重要。
一、博物馆人事档案管理的作用
博物馆人事档案管理的作用很多,归纳起来主要可分为对单位和职工个人两方面的作用。
1.人事档案管理对单位的作用对博物馆来说,人事档案的作用主要体现在为单位提供依据。人事档案是一个工作人员历史的真实记录,通过利用档案可以清楚地了解职工的工作轨迹,为领导决策提供重要参考和依据。领导为了做到知人善任、选贤举能,将尽可能全面准确地了解职工,通常会将考察现状和查阅人事档案中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等材料有机结合,而在工作过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会归入个人档案,作为考核依据。因此,在职工考核时,经常会查阅人事档案,考察其德、能勤、绩等方面的情况,从而准确地了解每个人的情况,为单位正确配置人员起到了重要参考作用。
2.人事档案管理对职工的作用对每个职工来说,在人事档案诸多作用中,主要是人事档案凭证作用,它表现在两个方面:①它是每个职工成长轨迹的真实记载。博物馆人事档案,记载着每个职工的身份、党团组织关系、学历、职称、经历、政审情况等,具有重要的凭证价值和参考价值。个人转正、定级、职称申报、办理养老保险、退休等,都需要人事档案“说话”,它的作用不可被替代,如果没有人事档案,个人的权益无从得以保障,甚至可以说它决定每个职工的命运。②它是每个职工工作表现材料的综合。博物馆人事档案管理工作,是按照国家政策,在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、工作表现、工作实绩、工作待遇等内容的文件材料。因此,它是职工个人履历、专业技术水平等基本情况真实反映,它能为职工的评价、考察、任免、调动、晋升等提供可靠的第一手材料,是博物馆人力资源管理和开发利用的重要依据。
二、博物馆人事档案管理存在的主要问题
1.对人事档案管理的作用认识不够。没有真正发挥其作用,人们对人事档案管理工作的认识存在一些误区,认为人事档案工作就是保管工作,只要不丢失、不泄密,能应付查档就行了。不能做到有效利用人事档案资源,既便是利用,也仅限于人员的简历、职称等范围,这种现象的持续,会使得人事档案的利用率降低,其服务于博物馆工作的作用就不能真正发挥。
2.对人事档案管理的内容缺乏特性。博物馆人事档案的内容仍然使用比较传统的记载方式,存在单一的现象,不能很好的反映出职工各方面的才能和特长等特点,实际上博物馆职工大都是受过专业教育的人员,都具有突出的专业才能和个性。传统的人事档案记载方式会模糊了这种个性特征,从人事档案中很难清楚地了解到每位职工全面的实际情况。
3.对人事档案管理的硬件投入不够,信息化程度比较低。随着博物馆工作的发展和科技的不断进步。人事档案管理应该逐渐信息化。但博物馆仍然采用传统手工的记录方法对人事档案进行管理。没有充分利用先进的技术手段和措施,既使引入了微机操作,但是仍旧无法达到无纸化办公程度,信息化程度不高,不仅影响了人事档案管理,同时也降低了博物馆工作效率。
三、加强博物馆人事档案管理工作的主要措施
1.领导重视
领导应增强档案意识,充分认识人事档案管理工作在博物馆管理工作中的重要作用。真正重视人事档案管理工作。要将人事档案工作列入工作计划,摆在重要议事议程,定期提出任务要求和听取工作汇报,完善档案管理人员的工作职责。切实解决人事档案工作中的实际问题,对人事档案工作做到有部署、有检查、有落实。
2.完善制度
根据博物馆人事档案工作的实际情况,不断完善博物馆人事档案管理的制度建设,为使人事档案管理工作有章可循,确保人事档案的安全保密、合理利用、规范整理,应建立完善人事档案收集、鉴别、归档、整理、查找、检查、核对、传递等各项制度,努力形成一个完整的规章制度体系。在此基础上,更要关注贯彻落实情况,要按照制度的要求及时将收集的人事档案材料,从手续是否完备、表述是否准确等方面进行认真细致的鉴别,使人事档案收集和归档工作真正做到不丢失、不积压,客观真实的反映事实,保证人事档案管理工作逐步制度化。
3.利用信息化技术
人事档案管理工作的信息化是档案管理工作的必然要求,也是提高档案管理效率,实现人事档案管理现代化必由之路。因此,人事档案管理要不断学习掌握现代化档案管理理论和新技术的运用、开发新手段。及时快速将人事档案信息以影象、数字化等形式予以保留。建立人事档案数据库,利用电脑、扫描仪、传真机等现代化设备和先进技术,将档案资料整理、录入。通过处理后,原来的文字图片甚至声像资料转变成数据资料,一旦档案发生变化时,可以随时更新信息,保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。
四、小结
人事档案管理工作是博物馆工作不可缺少的重要管理工作,认识人事档案管理工作的作用,分析其存在不足并找到解决的措施,充分有效利用人事档案的价值,切实做好人事管理工作,对于促进博物馆工作具有积极意义。
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新形势下,各行业对档案管理工作提出了新的要求,要求档案管理工作实现规范化。以下是读文网小编为大家精心准备的:新形势下档案管理工作规范化的研究相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]档案作为历史的原始记录不仅可以为各领域科学研究提供最为真实可靠的资料,还可以为领导决策以及企事业单位职工考核提供依据,在各机关以及企事业单位的正常工作中具有不可或缺的作用。因此,加快新形势下档案管理工作规范化的进程已迫在眉睫。针对目前我国档案管理工作中的一些问题,本文分析探讨了新形势下如何加强我国档案管理工作的规范化和标准化,为档案管理现代化提供一定的理论基础。
档案具有较高的保存价值和科研价值[1],档案管理是一个单位不可或缺的、非常重要的工作,档案管理方法的得当与否对科研机构、企事业单位及国家机关等的日常工作顺利进行具有重要的影响[2-3]。在社会迅速发展的今天,档案管理工作的规范化和标准化成为发展的需求。而目前我国档案管理工作中仍具有一些亟待解决的问题,同时,传统档案管理理论、方法及方式已不适应社会迅猛发展的需求。因此,加快新形势下档案管理工作规范化的进程成为目前我国档案管理工作的重要任务。本文针对目前我国档案管理工作中的一些问题,分析探讨了新形势下如何加强我国档案管理工作的规范化和标准化,为档案管理现代化提供一定的理论基础。
档案是某一单位或者企业各种信息的积累,是单位发展过程中重要的信息来源。档案对于一个单位来说,是一种无形的资产,可为单位的经营决策提供重要的科学的依据。随着社会的发展,人们对档案管理的要求也逐渐增加,档案管理工作要和目前信息化现代化建设相一致,因此,档案管理工作规范化可以使管理工作更标准,更有利于查找和使用,并且可收集单位发展过程中的重要信息资源,以最大程度发挥档案的功能。
长期以来,档案管理的观念落后,对档案管理的重视不足,使得档案管理人员认识不到管理工作的重要性,从而在工作中缺乏主动性、积极性、创造性,影响了档案管理工作规范化的开展。传统的档案管理人员对工作缺乏热情,重视度不足,并且从事档案管理的人员大部分没有经过专业学习,使得档案管理工作的服务质量无法保证,加之档案管理人员流动性较大,影响了档案管理工作规范化的开展。目前的档案管理技术较为落后,设备设施陈旧,也严重影响了档案管理工作规范化的开展。
进行储存、编目、检索、查阅档案资料,减轻工作人员劳动强度,节省空间,提高工作效率,使得档案案卷整齐规范,便于查找。5.将档案分门别类,充分利用档案原基础。对案卷基础较好且具备全因目录的一些案卷,在全因目录上直接进行分类标引,对于特殊形式的档案则通过计算机程序将相关姓名、时间、地址等信息用案卷目录录入,然后获得分类号,提高著录速度,便于查询。6.提高档案管理人员的整体素质。定期对档案管理人员进行专业知识培训,不断提高其业务水平,并要求档案管理人员积极主动提升自身素质,在实践中不断自我总结完善,提高档案管理的专业素质和综合素质。
沿革,可以真实反应企业职能活动整体面貌,是企业发展的信息基础[7]。目前我国档案管理相关制度尚不完善,仍存在领导重视不足、档案管理人员专业素质较低、档案管理相关设备设施投入不足等缺点,档案尚未充分被利用和有效的发挥其价值[8]。因此,新形势下的档案管理工作规范化建设势在必行。
针对目前我国档案管理工作中的一些问题,本文分析探讨了新形势下如何加强我国档案管理工作的规范化和标准化,为档案管理现代化提供一定的理论基础。新形势下,我们要从对档案重视度、清查原有档案、健全档案管理制度、提高档案管理人员综合素质、加大档案管理相关设备设施的投入等方面进行档案管理工作规范化建设,使档案管理工作更标准,更有利于查找和使用,并且可收集单位发展过程中的重要信息资源,以最大程度发挥档案的功能。
新形势下档案管理工作规范化的研究相关
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学校档案是学校的历史载体,是重要的教育、信息资源,是科学管理学校的重要基础,在学校工作中起着承前启后的作用。档案管理工作者要把涵盖学校基本历史面貌,反映主要教育教学活动,并在今后的工作中,具有查考利用价值的档案文件材料,纳入归档范围,切实收集和保管好学校自己产生的档案,以较大限度地保存学校的历史真实。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅谈中学档案管理工作的现状与对策相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】中学阶段作为义务教育的较高阶段,对于学生的后期学习起着承上启下的重要作用,所以深受学校和家长的重视。但是近年来随着初中学生规模的逐渐扩大很多学校出现了学生档案管理不严格,所含信息不完整等问题,文章将从我国中学档案管理工作的现状着手,试图找到解决档案管理工作中出现问题的对策。
【关键词】初中档案管理工作;现状;对策
档案对于学生来说至关重要,是学生学习经历及在校表现的总结性书面体现,可以说是对学生在校期间学习、生活、思想等各方面进行的综合性评价,所以对学生档案管理工作在教学活动中虽然不直接与学生接触但仍然至关重要。
(一)校方的重视程度不够。由于在中学阶段档案管理工作水平与学校的教育水平没有直接的联系而且学生对档案的重要性也并不是很了解,所以导致校方并不重视学生的档案管理工作。档案管理工作在日常情况下基本没有什么实质性的工作内容,只有在上级部门进行检查的时候才象征性的进行简单的布置与操作,由于校方领导对于学生档案管理工作的不重视就直接导致档案信息收集只能集中到实际应用的最后阶段,所以信息并不能保证完全准确。
(二)档案管理人员不专业。在中学档案管理中有一部分工作人员并不是正规院校档案专业毕业,所以对于档案的管理只能停留在形式阶段,而不能真正的正规化、科学化的按照系统模式对学生的档案进行管理,这就导致学生的档案在整体上似乎满足教育局的相关规定,但细致的地方并不能达到准确反映学生在校实际动态的目的,甚至会出现一些盲目篡改学生信息的错误。
(三)管理制度不完善。校方领导的不重视,档案人员不专业,直接导致档案管理工作的相关制度并不完善,对于档案种类没有清晰明确的划分,过期失效与正常收集的档案也没有明确的界限,销毁档案没有明确的处理步骤,档案室的日常环境得不到标准保证,这就直接导致档案管理人员在管理档案的过程中出现档案的丢失、档案位置不明确、档案由于潮湿而不清晰,甚至对于档案随意销毁的情况也屡屡出现。
(四)管理的目的不确切。很多多年一直从事学生档案管理工作的员工都不能够详细确切的说出进行档案管理的目的,没有目的的工作必然导致整个过程枯燥机械化的简单重复,不能有所创新,更不能使工作人员保质保量的完成档案管理所需要的准备工作,所以为了应付商机档案管理部门的检查,多数学校档案的相关信息都是管理人员根据自己的想象凭空捏造的,这对于学生和学校来说是极其不负责任的。
(五)管理技术不先进。随着科学技术的发展,现在一些条件比较好的高等院校已经采用先进的多媒体媒介对学生的档案进行管理,例如:计算机、光盘、搜索引擎等。但由于在中学阶段消防队档案管理的不重视,资金供应不充分等原因并不能大范围的引进先进技术,使档案管理仍停留在书面手写的复杂阶段。
(六)档案的作用不清晰。初中学校对于学生档案的应用一般只停留在学生过渡到高中或更高程度的教学过程中时对于学生学习经历的证明,而其他的作用在初中阶段并不能够很好被应用,甚至有些校方领导根本就不清楚档案还有其他的作用,这就导致在档案管理的过程中只强调档案的不丢失,而档案对于学生的教育意义和服务作用以及约束力都得不到应用。
(一)增强相关人员的档案管理意识。目前我国中学档案管理出现一系列问题归根结底就是因为对其重视程度不够,所以增强相关人员的档案管理意识是改善档案管理现状最根本的措施。只有校方领导加大了对档案管理的重视程度才能促使档案的管理工作正常完成,进行档案管理所需要的基础设施得到健全,档案管理工作被提到学校的正常日程上来。只有档案管理的实际操作人员增强了档案管理意识,才能尽量减少在操作中的错误,不会把个人的主观意识融入到档案信息采集的过程之中确保信息的准确性,才能避免出现档案丢失、档案被随意销毁的现象的出现。
(二)形成网络化管理模式提高员工素质。建立网络化的管理模式是现代初中档案管理区别于传统的档案管理的主要标准,将学生的档案以网络化的形式使之个体相互联系起来,这样不仅有利于避免档案的丢失而且在档案管理中也减轻了工作人员的工作负担。另外提高参与档案管理的所有人员的自身素质也是在整体上加强档案管理的有效办法,只有相关操作的人员的素质提升才能确保其具体操作在意识的支配下更加具有规范性和科学性,才能使学生档案管理工作的每一个细节都得到重视。
(三)对档案制度化管理、开发利用。档案管理出现诸多问题的主要外部原因就是并没有完善的针对初中档案管理工作的相关制度,管理人员在具体的工作中没有依据可以遵守,所以每一项具体的行为操作都没有规范性的标准,导致工作人员只能根据个人的行为习惯或自我感知比较恰当的办法来处理档案,而这个过程中往往与正规的档案处理办法相违背,致使档案信息或档案资源在管理者并没有产生主管破坏意识的情况下已经被损毁,其中甚至包括一些不可复制的重要档案。所以对档案制度化管理是规范现在初中档案管理最直接有效的办法,而且适用面积极其广泛。
对档案的开发利用并不是针对于档案的书面材料信息而是针对于档案的实际作用,档案并不仅是学生学习各阶段过渡的有力证明,更可以对学生行为习惯给与一定的约束,学生为防止自己档案中存在对自己将来发展不利的信息,所以会避免自己出现较大的政治错误,这在一定程度上有利于学生加强自我克制和对是非能力的辨别意识。
初中档案不仅是学生受初中教育的证明更是对学生在校各种状况的系统化、综合性的评价,是学校对学生最客观的总结,所以在档案管理工作中应该重视档案信息的准确性和完整性,不能为了应付工作而使档案丢失了其应有的价值。
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干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、思想政治、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料,并按有关规定进行整理后组成,是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。干部人事档案直接关系到干部个人的切身利益。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅谈干部人事档案管理工作的创新相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]干部人事档案管理工作是档案工作的重要组成部分,目前,干部人事档案工作中存在内容陈旧、案卷质量有待提高、管理手段滞后等问题,特别是随着各项改革的不断深入,干部人事档案管理工作有待创新。
[关键词]干部;人事档案管理;工作创新
干部人事档案材料的收集工作,是做好档案工作的基点和起点,也是其创新的基点和起点,因此,要在把握和维护档案材料真实性和完整性的基础上,开展和进行工作创新。
⒈建立健全归档制度,积极主动有计划地收集和补充干部档案材料
针对有相当一部分形成材料的单位不能及时将材料送交归档、造成渠道不通的现象,要采取定期和不定期相结合的方式,及时全面地收集归档材料,以免造成有的干部人事档案中缺少任免、考察、工资或奖励、学历等材料。对于年度考核、工资普调、表彰奖励等材料按照计划定期进行收集归档;一些零星的、不具有普遍性的材料可采用不定期收集方式,变被动为主动,做到平时留心了解各方面的情况,及时掌握信息,增强做好收集工作的自觉性、主动性,做到口勤、手勤、腿勤,消除收集渠道闭塞现象,将研究成果、进修培训、晋升考核、政审鉴定等材料及时收集归档。档案
2.拓宽收集范围,丰富档案内容
为使档案工作更好地适应新形势的发展需要,要把握干部档案材料形成的规律和特点,采取切实有效的措施,注重收集反映干部适应市场经济需要,具备参与国际竞争能力的材料,同时要抓住重点,收集能够反映干部的政治素质、思想情操、工作作风等方面的材料,特别是现阶段要根据人事制度改革和对人才信息的需要,注意收集那些能够体现人才智力、能力、水平、专长、业绩的材料,使档案内容更加全面完整,提高档案的价值和利用率。
⒊树立动态收集观念,及时补充新材料
树立动态的收集观念,就是要求与时俱进地不断充实个人履历的新内容,做到重大业绩随时记载,定向收集,一般情况按一定时间阶段记载,要使档案材料收集得完整、齐全,档案工作人员必须抓住时机,以适应新时期干部人事工作和经济建设需要为切入点。
鉴别工作是一项政策性很强的工作,鉴别就是对收集起来的材料进行审定,识别其真伪,判定其价值,确定其是否归档的一项工作,是维护干部人事档案真实性和完整性的重要保证,是保证干部档案质量的重要环节。因此,档案人员应坚持原则、本着向组织负责的态度,首先要确定鉴别材料是否属于干部材料的范畴,对于不属于归档范围的材料视不同情况分别处理;其次要对干部档案材料的内容是否真实进行鉴别,真实性是干部档案的生命;第三要鉴别干部档案材料是否完整,完整先是材料体系的完整,后是材料的内容和外部形式的完整,对头尾不清,来源和时间不明的材料,要查明后再作是否归档,做到取之有据、舍之有理、实事求是,特别是对剔除后准备销毁的材料,应慎之又慎,切忌主观臆断,草率处理;第四要鉴别干部档案材料手续是否完备。总之,经过鉴别后的归档材料必须是真实、完整、精练、实用,以确保档案材料的权威性。
档案工作创新是适应知识经济时代的需要。当前,在干部人事档案的内容不断扩张的同时,存在着内容的陈旧性和档案利用的局限性,在一些方面存在着明显的不适应。作为档案工作者,要深刻挖掘知识经济时代档案工作新的内涵和特点,具有广阔的视野和开放的思维,适应今天的发展和变化,抓住时机,迎难而上,勇于探索,不断创新,去除旧的档案工作观念,使档案工作与时俱进。
档案整理是档案管理中重要的基础工作,是一项经常性的工作,档案整理必须做到:分类准确、加工考究、排列合理有序、装订整齐。要突出三个方面:第一,坚持历史唯物主义,真实地把能够反映干部个人历史和现实的材料整理出来;第二,以党的十七大精神为指导,坚持科学发展观;第三,遵循档案工作活动规律,使档案材料之间内容和时间上的联系。提高案卷质量,应在以下的几项活动中加以研究和创新,首先搞好宣传是不可缺少的,要利用各种机会,反复地宣传提高档案质量的必要性和做好档案工作的重要性;其次是档案工作人员要不断加强与单位领导和指导部门的沟通和联系,积极寻求支持和帮助。
二十一世纪是一个知识经济时代,如何适应经济时代发展的需求、实现档案工作全方位的创新仍将是档案工作面临的重要课题。当前,人事档案信息化管理基础薄弱,尚处在建设时期,因此,更需要制定信息发展战略,分阶段、有计划的加以实施,进而奠定档案现代化管理的基础。首先遵循“科学、实用、适用”原则,要确定档案信息化建设的长期工作目标和近期工作任务,以“收集、管理、利用”三大环节为主线,以信息集聚、整合、发布为原则,构筑干部信息化管理平台,逐步消除各自为政、系统缺乏通用性、科学性的现状,促进档案管理社会化,发挥人文管理在信息化管理的作用,建设一支高素质的干部人事档案管理队伍。
浅谈干部人事档案管理工作的创新相关
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档案管理工作对我国国有企业的生产和经营状况起到重要作用,新时期我国档案管理工作还存在很多不足,应创新档案管理方式,提高档案管理水平,促进我国国有企业健康发展。就新时期如何创新国企档案管理工作的若干问题进行思考。以下是读文网小编为大家精心准备的:新时期如何创新高职档案管理工作相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘要】高职档案是高职院校发展历史的缩影,对高职科研、教学和社会服务等职能起着重要作用。目前,随着高职教育改革的不断深入和外部环境的日趋复杂,高职的档案管理工作面临着前所未有的挑战,如何适应新时期的教学、科研和管理的需要,创新高职档案管理模式,提高档案利率效率,促进高职的长远健康发展。是高职档案管理工作人员亟需关注的课题之一。
随着知识经济的到来,知识在现代生活中起着越来越重要的作用,成为社会发展的主要推动力量,对知识的管理也日益成为现代管理的核心部分。高职是人才、知识和科技的密集的场所,承担着教学、科研等与知识经济密切相关的职能。所谓高职档案就是在漫长发展过程中,高职在教学、科研等活动中形成了大量有价值的文字、图表、声像等记录,这些记录是高职几代师生共同智慧的结晶,不仅在传承高职文化、反映学校各个学期师生活动等方面具有重要作用。而且对于服务学校科研和教学工作、服务社会等方面作用显著。然而,由于传统思想和现实条件的制约,高职档案管理中存在诸多的问题,例如档案管理人员素质不高,高职领导对档案工作不重视,高职档案服务方式单一、信息化手段落后等等,这些问题成为高职档案管理工作顺利开展的桎梏,导致高职档案的功能大打折扣,这就需要我们不断创新档案管理的思想和手段,切实提高高职档案管理的有效性。
1、加强宣传、提高档案意识
长期以来,高职对档案管理工作的重要性认识不足,部分领导认为档案管理可有可无,在资金、办公场所、人员配备上投入较少,影响了档案工作的顺利开展。部分科研人员不愿意配合档案管理部门的工作,不能及时将科研成果进行归档,一些职能部门也不愿意将材料送交档案部门,造成很多珍贵的档案材料积压或者丢失,导致高职档案管理工作进展缓慢。部门师生也认识不到档案的重要性,甚至不知道档案室的具体位置。鉴于此,高职要加大对档案重要性的宣传,提高高职领导、师生的档案利用意识,一方面高职可以利用学校网站、校园广播、校报等方式加大宣传力度,在广大师生中间普及档案知识,改变人们对档案工作的神秘感和陌生感。另一方面,档案室要积极组织多种形式的讲座和培训,让广大的师生学会如何利用档案、如何查询档案资料,充分发挥高职档案的价值。
2、推进高职档案管理的现代化
信息化时代,高职档案管理工作的顺利开展需要现代化的档案管理设备和工具,在部分高职,由于对档案管理工作的不重视,导致档案管理部门的设备严重不足或者老化,计算机、扫描仪、刻录机、服务器等都十分短缺,高职档案工作的效率大打折扣。为此,高职要加强计算机技术在档案管理中的应用,加快档案信息资源的数字化、网络化进程,从档案资源的产生到归档都进行计算机操作,实现档案管理的信息一体化,实现一次输入、反复利用的效率,大大提高工作效率,也让档案管理人员从繁琐的工作中解脱出来,进行更深度的档案产品开发,以适应知识经济的需要。同时,为方便利用传输和联网,可以将馆藏一些纸质档案转换为电子文件,以机读目录、卡片。通过建立档案信息数据库,充分发挥计算机的密集存贮和快速检索功能,这是档案管理现代化的基础工作。另外,档案管理工作要充分发挥网络的优势,将有价值的档案信息公布在网上,提高档案服务的广泛性,同时也是带动档案收集、整理等工作的有效方法。
3、培养合格的高职档案人才队伍
高职档案管理工作的顺利开展离不开一支高素质的人才队伍。为适应知识时代对档案管理工作的要求,高职要加大对档案管理人员的开发和培训力度。一是通过继续教育来解决档案管理人员知识老化的问题。随着知识经济的兴起和计算机技术的发展,高职档案管理人员存在严重的专业性不强、知识面窄的问题,通过培训可以让档案工作人员学习先进的档案管理前沿知识,了解高职档案管理的最新理念,掌握档案管理的先进操作技能,这样才能胜任当前对档案工作的要求。培训方式可以多种多样,可以请一些专家来进行定期培训,提高档案人员素质。也可以组织档案人员参加一些档案工作的学术交流活动,提高自己的业务能力。也可以选拔优秀的档案工作人员到高职进行一段时间的专业学习,更新老化的知识,回来后可以起到帮传带的作用,让更多的档案工作人员从中受益。为了提高工作人员参加培训的积极性,高职可以将继续教育与职称进行挂钩,鼓励档案工作人员通过多种方式来提高自己的档案服务意识和能力。
4、促进档案信息资源共享
高职档案信息具有一定的潜在价值,只要善于开发和利用,就会最大化的提高高职档案利用的效率,实现高职工作的应有价值。广大的高职师生是高职档案工作的主要服务对象,为了提高档案资源开发的针对性,档案管理人员要充分调研用户对档案的需求,加强与科研部门、教务部门以及其他职能部门的沟通,从而确定档案资源的开发的主题和内容。在档案资源开发的前期,档案管理部门要充分发挥网络的作用,加强各种信息的收集和整理,不断丰富档案资源数据库,为后续的档案资源开发提供基础。同时,在信息化社会,高职师生对档案信息资源的需求不断增加,单个高职档案室的信息资源产品难以满足用户的实际需要,因此高职应该加强对其他高职和科研院所之间的联系,联合其他高职进行档案资源产品的开发,不仅弥补了高职档案管理部门人力不足的难题,也实现了资源共享,提高了编研质量。另外,高职档案管理部门也可以采取与校内外科研部门、经济部门等跨系统的横向联合方式,来共同进行档案信息编研开发,使开发出来的产品更具针对性、时效性。
5、拓展服务方式,提高服务主动性
高职档案管理工作的重点是提高发挥档案的价值,提高档案服务的质量。因此,高职档案馆必须转变服务观念,将工作重点由传统的整理转向档案信息的重组和创新,将档案中大量固化、凝结状态的信息,据用户和市场需求,按专题重组和创新,为用户提供综述、报告、发展展望等知识重组类服务,变被动的、低档次的、知识备查服务,为积极主动的、高层次的、超前的知识配送服务,使档案馆现藏档案信息的潜能得到充分发挥。这是档案馆适应时代要求,开展信息服务的基础和前提。当然,在提供信息为社会服务时,要注意运用前瞻性思维方式,科学地预测市场需求,为社会开发档案信息,使开发出来的产品具有超前性、针对性,以满足用户的需求。
总之,随着高职教育改革的不断深入和现代信息技术的不断发展,高职档案工作已经从手工作业向现代化管理过渡,从封闭式管理走向开放式服务,从单一的管理走向复合式的应用,正成为现代高职科研、教学职能的重要保障,高职档案管理工作面临着巨大的挑战和机遇,需要所有档案管理工作提高认识,创新工作方法,充分发挥高职档案的价值。
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[摘 要]大部分高校二级教学单位教学档案收集与管理工作都是由教学秘书负责,由于领导对教学档案的建设工作重视程度不够,人员流动性强,缺乏相关培训,综合素质偏低,教师提交教学档案的不配合,都会导致教学档案的缺失。对于此类情况,可以考虑从加强领导重视,提供相关培训、进修,强化各项工作技能,建立物质激励机制,合理更新队伍等方面建设,确实将教学档案作为高等教育的一个重要组成部分开展教育教学工作。
高校院系教学档案管理过程存在于教学工作之中,是教学工作的真实记录。但是在教学档案管理过程或多或少都会受到各方面的影响,如何解决这些问题,是当前教学档案管理与建设的重要工作。
(一)领导重视程度不高,人员变动过于频繁
由于部分高校对教学档案的作用和意义认识不足,重视程度不够,资金投入和物质保障跟不上,大多数高校的教学档案还停留在纸质档案和档案柜保存的状态[1],更谈不上如何去建设该项工作。大多数教学、教研人员对教学管理工作认识不足,甚至对教学档案的归档持抵触态度[2]。只有学校在迎接各项评估,领导们才会想起需要各类教学档案作为支撑材料。一方面教学档案的收集、整理、管理是一个繁琐、复杂的过程,并不是每个人都能坚持下来。另一方面独立学院高等教育的发展,专业方向不断地增加,招生人数也在不断攀升,随之而来教师数量也在不断增加,这意味着教学档案管理的工作量不断增大。由于上述两种原因,就会导致管理者流动性比较强。
(二)缺乏教学档案管理的相关培训
根据《普通高等学校档案管理办法》规定,高校的档案机构一般是综合档案室或档案馆,由专职档案人员负责这项档案工作,各部、处、院、系、所等部门,必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作,并视情况配备一至二名专(兼)职人员,负责本部门档案的收集、整理和移交工作[3]。大部分高校各院系兼职档案员的角色通常由教学秘书来担任,或者专任教师辅助。而大多数这些兼职档案员并不是档案学毕业的,或者说没有接受过教学档案收集与管理方面的培训。他们很少,甚至没有深入教学一线,导致各方面的教学档案归档不合理,资料不齐全。
(三)教学档案管理者综合素质偏低
在高校普遍存在这样的现象,领导们认为教学档案管理者只是简单地收集教学档案材料,没有什么理论可言,谁都能胜任。在招聘人员时并没有按照岗位特点提出很合理的应聘条件,导致部分教学档案管理者学历偏低,动手能力偏差,综合素质偏低,主要体现为:
1.沟通能力不强。教学档案主要来源于教学一线的教师与学生。这就需要管理者向教师索要相关教学资料,例如教学大纲、考核大纲、发表论文、获奖证书等。有些教学管理者自我,认为高人一等,在与教师沟通关于上交教学档案时就会有语气过重,用词偏激等行为,导致有些不是教师岗位职责要求上交的资料,像发表的论文、获奖证书、课题证明等文件则可能没有能够收集得到,以致档案的不完整。但是,也有教师因个人原因而不配合提交教学档案的情况。
2.写作能力不高。在院系编写的教学质量报告、教学状态报告等与教学档案相关的报告写作中,存在着由教学档案管理者完成的报告质量偏低的问题。
3.计算机应用的相关技能不强。大部分教学档案管理者对计算机的各方面应用水平不高,有的则不会使用打印机、扫描仪等办公设备,有的则不会安装打印机、扫描仪的驱动程序,有的甚至不会使用常用的办公软件。这样会严重导致办公效率的低下,使教学档案管理者无法适应现代高等教育飞快发展的节奏。
4.缺少教育学、心理学及教育管理方面的基础理论知识。有的教学档案管理者没有参加省教育厅统一组织的高校教育学、心理学培训,也没有重视学校安排的新入职员工培训,导致没有摸清教学规律,不熟悉教学改革、教学建设、教学管理,在收集、整理教学档案时出现粗枝大叶,囫囵吞枣的现象。
5.身心健康程度不够好。大多数教学档案管理者都是学校与家庭两点一线,早上上班到学校,下午下班回家,很少人有参加健身锻炼的良好习惯。有些人则心理承受能力差。在各项教学评估期间,或者工作量稍微增大时,他们比较容易得病,甚至出现脾气浮躁、心理压力过大等不良心理行为。
(一)学校及院系领导重视,规范管理
学校各级领导应该重视教学档案人员以管理者身份的存在于教学管理之中,不再有谁都能干好的思想,充分认识他们在教学管理与档案建设中的重要性,肯定他们在教学管理中不可或缺的地位和作用,认可他们在整个教学管理中所作的贡献。学校应该联合所有教学档案管理者研讨制订一系列关于教学档案的指导性文件。对各类教学档案规定保存内容与保存期限、整理与管理工作流程、使用管理制度,以学校正式发文的程序通告全校教职工。
(二)提供相关培训、进修机会
等相关知识,参加学校组织的教职工培训,学习学校教学管理规章制度,熟悉学校教学工作开展流程,熟练使用学校教学管理系统、办公系统。只有通过高校教师岗前培训与校内教职工培训的,才可以胜任岗位工作,否则不以录用。以上“两训”可以增强他们的进取意识和思维能力,使他们关注人才培养的改革方向,提高工作效率和档案管理水平,勇于改革创新。另外,学校组织队伍外出参观考察,参加教学管理与档案管理相关的专业培训、进修、研讨会,到兄弟院校参观、学习宝贵经验。最后,学校给予
(三)加强职业道德素养,强化各项工作技能
由于教学档案收集涉及范围广的特点,工作中必然遇到问题和矛盾。不断学习相关理论,更新教育思想观念,提高职业道德素养和自身心理修养,及时调整心态,才能以轻松愉快的心境面对复杂繁琐的工作。教学档案管理者要有强烈的事业心、高度的责任感,做到务实崇真,乐于奉献。随着高等教育的改革与发展,教学档案管理者也要求自己不断提高各项工作技能。由于涉及的工作技能较多,邀请心理专家学者开设讲座,培养及强化沟通能力;邀请教育学者开设专题,加强写作能力;邀请计算机应用技师培训各项计算机软硬件应用,提高计算机信息处理的能力。各项工作技能培训成绩纳入年度考核。
(四)规范考核制度,建立物质激励机制
教学档案管理者的考核,主要由领导的主观臆断评分,根本谈不上科学、合理。教学档案管理者作为高校教职工的一部分,学校应制定出相应的考核办法及工作量计算方法,进行年度考核评定。对责任心强、精通业务、管理工作出类拔萃的人员,按照合理比例分配,给予与优秀教师同等的物质奖励,以及授予荣誉称号的精神奖励,借此充分调动他们的工作积极性和主动性。对于教师提交教学档案也应该纳入个人年度考核,如没按时按质量提交教学档案者,不能参与优秀教师评选,不能是考核优秀,并通报批评。
不管在哪一行业哪一岗位,当事人都会忧虑个人职业发展前景的问题。高校应该深刻体会到他们职业发展问题,从人材利用方面考虑,制订出一系列关于职称评聘、晋升、转岗等政策。首先,让他们参与职称评审,能够拥有管理人员的一套评聘制度。其次,提供岗位晋升机会。例如优秀的教学档案管理者可以晋升为主任助理或办公室主任。因为教学档案管理者肯定非常熟悉教学管理各项事宜,使教学工作与教学管理工作更上一层楼。最后,对获得硕士学位及中级职称的,并有一定资质的,可以考虑安排他们讲授一些课程,逐步转向教师岗位。
(五)合理更新教学档案管理队伍
为确保学校教学管理与档案建设工作有序开展,保持教学档案管理队伍的合理发展,高校适时合理更新队伍。一方面引进教育学、档案学等相关专业的硕士研究生高层次人才,带领原有队伍进行工作创新和管理改革的工作,另一方面做好“以老带新”的培养工作,缩短新成员进入角色的时间。这样对学校的教学管理起到承上启下,稳定发展的作用。
综上所述,一方面院系档案管理者应该首先从大局出发,充分利用校园资源,积极做好档案管理工作,加强业务能力,提升自身综合素质,促进教学档案管理事业的健康发展。另一方面,学校及各级领导应该加大教学档案的建设工作重视程度,重视教学档案管理者的培训,建立物质激励机制,例如加工资、晋升、转岗等。双管齐下,才能使高等学校教学档案工作高效的开展,才能促进现代高等教育事业的蓬勃发展。
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办公室档案管理工作长期以来一直是各单位不能忽视的工作内容,为进一步强化档案管理工作职能,创新办公室档案管理工作,提高单位整体工作效率,应在改进办公室档案管理工作方法方面做进一步的探讨。以下是读文网小编为大家精心准备的:办公室档案管理工作的改进策略探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:随着单位内部分工越来越明确和细致,办公室档案管理工作变得越来越重要,改进办公室档案管理工作能促进提高单位整体工作效率。本文针对办公室档案管理工作问题,提出:增强办公室档案意识、完善档案日常管理制度,加强办公室档案收集、提高档案人员素质水平,推进档案数字化进程、加快实现信息资源共享等改进策略,希望能为办公室档案管理工作的改进实践提供参考。
在长期工作中发现,日常各项的工作开展都与办公室档案管理存在密切关联,但从当下办公室档案管理工作的现状来看,还存在一些问题需及时改进,主要包括三个方面:一是办公室档案管理意识较弱,日常的档案管理制度不完善,在实际工作中存在不足;二是办公室档案的收集管理不善,档案人员素质偏低,文件材料的真实性等得不到保障;三是信息时代对办公室档案管理工作提出新要求,但传统的办公室档案管理模式并不能适应该要求,数字化进程滞后,信息资源共享效果较差等。为此,单位应坚持改进办公室档案管理工作,有效提高工作效率。
首先,大多数单位都忽视了办公室档案管理工作,档案管理意识薄弱,导致工作很难取得进步。所以,单位应充分认识办公室档案管理工作的重要性,努力改进档案管理工作,有机结合档案管理目标,正确树立档案管理理念,坚持完善档案管理制度,强化档案管理的岗位责任制。如:单位可依据办公室档案管理工作实际,积极成立档案管理工作领导小组,明确制定档案岗位目标和职责,并把工作目标层层分解开,把责任落实到每一位档案管理人员身上,并把档案管理工作实效纳入人员的绩效考核范围,逐渐在单位内部形成有序的、不推脱的办公室档案管理工作新局面。又如:单位可在内部组织开展知识竞赛、座谈会等短期性的办公室档案管理宣传工作,强化单位领导及人员的档案管理意识,确保办公室档案管理工作能得到有效的改进和提升。
其次,进一步完善办公室档案的日常管理工作。档案管理制度的建立和完善,首先应明确档案管理工作流程,并统一建立档案人员的约束与监督机制,避免人员出现不规范操作[1]。同时,办公室档案管理跟日常的文件管理之间联系密切,可在实际工作过程中一起管理。如单独建立文件资料管理办公室,根据文件资料的类别、时期等分别存放好,并贴上标签,为日后查找提供方便。档案,档案保管室的安全性应得到保障,特别是针对一些重要的文件资料,应做好加密工作,把它们单独存放起来。保密级别不同的文件资料应及时跟进相应的保密期限,如果文件资料的保密必要性已经丧失,就应做好记录,并整理好,且应要求两名档案人员同时参与保密办公室档案的管理工作,以便能相互监督,确保办公室档案管理工作能有序进行,真正把安全工作落到实处。
首先,单位应加强办公室档案的收集工作。在办公室档案管理工作中,资料的收集是最重要的也是最基础的工作,所以只能对档案收集工作进行规范和加强,才能取得理想的办公室档案管理效果。一是单位的档案文书资料应分门别类进行收集和保管,收集的文件资料应格式规范、字迹清晰,并进行妥善保管;二是进一步规范文件资料的收集与使用程序,如对各种文件资料的选用、正文提料、文字编号、主题词、附件等统一开展规范工作,并严格按照档案管理制度来执行,为整理、使用办公室档案提供方便;三是科学建立档案检索制度,利用计算机信息技术完善办公室自动化系统,实现办公室档案的网上管理,做好目录编号工作,提高办公室档案收集效率。
其次,组织开展档案管理人员培训工作,提高人员素质水平。办公室档案管理工作始终都需要每一名办公室档案管理人员在日常工作中去落实,而随着管理技术、信息网络技术等的持续提升,档案管理人员的专业素质提升迫在眉睫。然而很多单位从事办公室档案管理的人员并不具备专业培训经验,对档案的立卷、分类等都是不得要领、一知半解,专业素质水平跟信息时代的办公室档案管理要求存在较大差距。为提高人员专业素质,单位应从不同方面做出改进:一是促使档案管理人员充分认识到办公室档案管理工作的重要意义,通过采取各项激励措施来提高人员工作积极性;二是时常组织开展一些教育培训活动,在丰富档案管理人员专业知识的同时促使他们掌握更多先进的计算机网络技术,确保他们能在日常的办公室档案管理工作过程中熟练运用计算机网络技术,有效提高工作效率。特别是在越来越泛滥的网络病毒、技术水平越来越高的计算机黑客等的入侵下,网络安全事故时有发生,严重威胁着单位办公室档案信息的安全性,所以人员不断提高专业档案管理意识和操作技能水平是异常关键的[2]。
首先,加快办公室档案数字化进程的推进速度。单位应逐年制定办公室档案数字化建设计划,并加强检查和监督,确保能有序开展办公室档案数字化建设工作。单位应以用户需求为导向,在追求利益的前提下着眼未来,同步推进办公室档案的鉴定与数字化建设,尽早构建档案数字化目录[3]。同时,要加大投入,在单位各级档案部门形成协作机制,集中一切能集中的力量来促进开展办公室档案数字化建设工作,强化单位在档案信息资源产生过程中的主体责任,尤其要严格遵循档案信息资源谁生产、谁负责的基本原则,加快档案数字化建设进度。另外,单位应坚持实行办公室档案的双套归档制度,即纸质档案与电子档案,通过选用光盘刻录、网上传输两种方式来实现手书形式档案以外的所有办公室文件资料的电子化归档,并针对档案信息资源实施图形文件、文本文件并存制度,促使档案全文检索目标的实现,全面提高办公室档案的查准率、查全率等,最终顺利改进办公室档案管理工作。
其次,加快实现办公室档案信息资源共享。单位应严格依据国家新出台的标准,把技术壁垒打破,统一建立档案信息管理系统,促进单位及时融合网上办公应用系统和档案管理系统,在网上实现档案信息的生成、整理与归档,使办公室电子档案信息的入口保持畅通。与此同时,办公室档案管理工作应以服务单位发展为重点,探索在单位区域内实现档案信息资源的共享,遵循先重点后一般、先易后难的原则,以单位需求为导向制定办公室档案信息资源的共享目录,注重提高办公室档案管理工作的实效性。如单位可建立电子档案数据管理中心,利用单位的局域网实现电子信息的网上传输,一体化管理各种办公室档案信息资源,真正实现信息资源的共享,加快改进信息时代的办公室档案管理工作。
当前,为充分发挥出办公室档案管理工作在单位日常管理中的重要作用,需要单位在今后的工作中采取有效的改进策略,及时解决问题,确保办公室档案管理工作能在单位里有序、稳定而高效地开展。同时,单位要把档案管理人员专业素质水平的提升当做一项长期工作来抓,以熟练运用先进的计算机信息技术为目标,加大投入,加快推进办公室档案数字化进程,加快实现档案信息资源共享。只有这样,单位的办公室档案管理工作才能跟信息时代的发展需求相符。
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档案对每个人都十分重要,它牵涉到一个人从出生到死亡期间的各种基本信息,包括出生背景、学历及工作等各类信息。随着社保制度在国内地区的进一步完善,以社保制度为核心的档案管理工作在全国各地展开。因此,档案管理是一项极具现实意义的工作。以下是读文网小编为大家精心准备的:关于档案管理工作的探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]针对关于档案管理工作的探讨问题,档案管理工作是一项基础性的工作,它在社会制度的运行过程中,扮演着重要的角色,在档案管理工作中,它介绍了档案管理工作的认识,探讨了我国档案管理工作存在的问题,主要包括档案管理工作存在的问题、档案管理制度的不完善、利用现代的计算机技术和对档案管理统一管理,给出了加强档案管理的对策和建议,如制定统一国家档案管理标准,积极宣传档案知识。
社保档案就是社会保障档案,是社会保障体系中不可或缺的一员。在近几年的努力奋斗下,我国在社保档案的管理上取得了一定的成效,在与许多部门积极合作,共同努力下,逐渐形成了适合社会主义社会民生发展的独特体系。现如今,由于电子计算机和网络应用的普及,社保档案已经实行了电子信息化,很多信息百姓们利用计算机在网上就可获知。使得行政部门和一些社会保障机构节省了很多的工作步骤,提高了办事效率。
(一)档案管理工作存在的问题
我们国家实行的档案管理制度存在着一些不合理的地方。在我们国家有很多的部门,大家各司其职,都在自己的岗位上努力工作,但因为部门的多样化,使得我国的社会保障制度,形成了分散型的制度。养老的归一个部门管,发福利的归另一个部门管,发保险还有自己相应的政府部门去负责,这样如此多的管理机构,对于公民来说只有一个人,当公民使用自己的档案去办理相关事务的时候,各种问题和矛盾就会浮出水面。例如:因为我国的管理机构分化的过于细致,导致我们在了解一个公民档案管理情况时就需要跑多个地方,许多部门,这样不仅会给政府部门增加工作量,也会给许多公民,带来许多麻烦,并需要付出许多时间。另一方面,由于档案管理工作过于分散,也会给国家对人才管理造成一定的影响,例如,一些下岗职工就会在就业问题中引发问题,这是由于工人或职工下岗以后,国家为了保障他们最基本的生活标准,就会按照国家规定,对每一个下岗职工,每人发放一笔保障金,使他们在生活上得到基本的保证,以免出现问题。但是,也会有一些职工下岗后,他们凭借自己多年的经验,经过努力奋斗,他们又可以重新回到工作岗位上。这时候问题就出现了,下岗的职工又有了工作,也就是说他们又有能力可以保障自己的生活,那么国家通过认证调查以后,就应该停止继续对这些职工发放生活保证金。可是,就是因为这种分散性的档案管理工作,没有办法及时的反映他们的这种情况,因此也没有解决这方面的问题,这就使再就业的职工们,依然可以拿着国家的保证金,邮政的另一份工作的薪酬,这样,就会使国家财力受到损失,造成资源的浪费;另一方面,真正需要的人又会因此被耽搁,这样就会影响他人利益,也会使民众的利益,不能得到保障,这就会影响社会的和谐稳定。
(二)档案管理制度的不完善
因为我们国家实行社会保障制度的时间较短,因此,当前的社会保障体系还不完善,由于制度的不完善,就会导致一些行政主管部门对社保档案的忽略,就会使一部分档案管理工作人员得不到重视,使档案管理者没有信心,没有足够的意识到档案管理工作的重要性。再就是由于档案管理工作量大,尽管管理人员的工作环节得到改变,但是,虽然在计算机的调节下得到变化,但档案管理工作仍然显得很繁琐。因此档案管理人员依然会感觉到枯燥,乏味,而且工作任务也很烦累。又因为在档案管理工作上,国家没有给出一定的评判标准和绩效,档案管理机构又过于细化,因此,尽管档案管理工作者会对工作要求严格,但由于行政部门的不重视,使档案管理工作无法更好地为社会稳定作出较大的贡献。
(三)利用现代的计算机技术
现在,我们已经进入网络时代,计算机的使用,使得档案管理工作可以更好地保存和存储。但是,即使计算机,互联网已经达到普及的阶段,但档案管理依然存在着很多问题。形成的原因很简单,依然是政府机构的分散性。因为各个政府机构都有自己的组织和行为准则,行为规范,彼此间很少有能资源共享的系统。分散的部门间互又缺乏信任,这就使彼此间的系统筑起堡垒,难以使得资源智能交换或共享利用。
(四)对档案管理统一管理
由于没有对档案管理进行统一的管理,对档案管理也没有给出固定的要求。国家在档案管理的这一方面出现了严重的缺乏管理。我们国家曾在1992年制定过《企业职工档案管理规定》。随着时代的发展和社会的变迁,国家的制度中的条款已经不再适合现代档案管理工作了,因此,在地方的一些机构中,他们自己制定了一些档案管理的标准,这就使档案的管理工作更加混乱,增加了档案管理工作的难度。
(一)制定统一国家档案管理标准
应该制定统一国家档案管理标准,要由国家出面制定统一的标准,把一些没有必要存在的机构及时撤销,节约资源,让资源可以高效的利用。同时,也应该引进国家的法律法规,使档案管理的各个层级可以有序工作,减少出现混乱情况,让档案管理工作可以标准化,规范化。同时,也应该自觉的接受政府、民众和舆论的监督,使档案管理的工作更加科学化,透明化。促进社会的和谐稳定。
(二)积极宣传档案知识
应积极的对民众宣传关于档案的知识。在计算机和互联网高速发展的时代,政府可以通过报纸,报刊,电视新闻以及网络上的微博、贴吧等,进行大力的宣传,让档案工作的重要性不断深入民心,这样就可以加快促进社会的和谐与稳定。
国家要加强对档案的管理工作的重视,对档案管理工作要制定统一的标准和规范,这样就可以使各个政府部门之间在档案管理方面联合起来,可以使其达到资源共享,使档案管理工作更加的完善,让档案管理工作更好的为民众服务。同时引进相关的档案法律法规,对档案管理工作做到更加的规范,使档案管理工作更加的科学合理,加深民众对政府的好感,促进社会的和谐与稳定。
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办公室档案作为重要的档案资料,充分运用网络信息技术对其进行管理,逐渐被人们所重视,将网络信息化应用于办公室的档案管理工作中,不仅更有利于为资料的保存管理,而且对业务部门的工作也有重要的推动作用。以下是读文网小编为大家精心准备的:提高办公室档案管理工作效率的思考相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]一直以来,办公室档案工作一直维持着传统的模式,而这种模式也必然会随着社会的发展而改变。信息网络化就是一种改变,它会使办公室档案工作更加有秩序,更加准确,同时也可以提高企业相关员工的工作效率。但任何事物都是把双刃剑,信息网络化也同样如此,它在为我们带来方便的同时,也会存在一些弊端,下面我们将会就这些问题展开讨论。
时代的发展要求原有的办公室档案管理工作一定要进行一下改变,传统的东西要适应时代的发展才可以长久的生存,这个时代是信息的时代,是网络的时代,网络信息化已经逐渐的出现在各个领域,针对原有的办公室档案管理模式的一些弊端,信息网络化的应用已经迫不及待,这样才能使办公室档案工作更加完善。
进行办公室档案管理的目的是使档案更加完整,更加有秩序,这样才能使利用者更加方便的工作,而档案管理也才能达到本身的目的。但现在的档案管理却并不那么完善,以下几个问题在办公室档案管理中就很常见:
(一)淡薄的管理意识和落后的管理方式
淡薄的管理意识主要是针对我国从事办公室档案管理的工作人员讲的,这些工作人员中的很大一部分都是来自兼职人员,专业素质低,导致工作效率以及工作水平也很低,对档案管理工作的完善造成影响的同时,也就造成了管理方式越来越落后。时代在发展,为了办公室档案管理工作更好的进行,有必要在这一领域进行改革,既把现代网络信息技术应用到其中。
(二)专业水平有待提高的管理人员
首先,管理人员专业水平的低下以及专业知识的缺乏使管理人员及办公室的档案管理越来越不能适应时代的发展,提高管理人员的素质成为了当务之急。其次,传统的办公室档案管理模式已经无法适应这个时代的要求,信息化时代要求办公室的档案管理这个领域也要实现信息化,这就在无形中对工作人员的素质的要求也上升了一个台阶,而只有信息网络化与具有专业素质的工作人员结合起来,才能是档案管理的效率进一步提高,使我国的档案管理工作更上一层楼。
(三)亟需强化网络信息化建设在办公室档案管理领域的发展
首先,作为办公室档案管理人员,在基本要求的基础之上还要能够把各个时段以及各个种类的档案进行整理,管理人员如果继续应用传统的档案管理模式,根本无法适应办公室档案管理的发展。其次,目前在档案管理工作中应用网络信息技术只是一个开始,有很多地方还不够完善,导致目前还存在信息化档案与纸质的档案并存的现象,这一点同样有待于改善。再次,现阶段的档案管理模式不够系统化,不够专业化,许多应用网络信息化的管理模式只是在初步的阶段,并未形成规模,因此会对档案管理工作造成诸如保存不善之类的不便。
办公室的档案管理工作在企业中是非常重要的一项内容,它与办公室的各项业务息息相关,一旦办公室档案管理工作做不好,其他的工作也会受到不同程度的影响。办公室档案管理工作往往比较复杂,因为需要管理的档案通常属于不同的种类,因此,如何提高办公室档案管理工作的效率便变得尤为重要,以下是几点在这项工作中需要改进的地方:
(一)办公室档案管理制度需要完善
档案管理工作的落后有一点原因是其在过去并未受到重视,因此档案管理制度的完善程度就有所欠缺,加之与其想联系的文件管理的工作也有所欠缺,因此要想使档案管理工作能够协调有序的进行,就要对档案管理及文件管理工作同时加以重视,并且积极使其得到完善。这就要做到以下几点:首先,为解决档案的安全性问题,要对重要的文件进行保密处理,并且针对不同等级的保密文件采取不同的措施,这样才能是档案的__更加彻底,更加有效。其次,为解决档案管理工作因档案种类繁多造成的无秩序的问题,应采取分类管理的措施,这样有利于以后的使用及查找。再次,监督工作在档案管理工作领域中也非常重要,因此此项工作应由两个人同时完成,既保证了团队合作又可以保证互相监督,更加确保了档案的安全性,加强了档案管理制度的完善性
(二)相关人员及单位的档案管理意识需要加强
目前档案管理工作没有明显的进展,有一方面是因为相关单位对其重视程度还不够,缺乏足够的管理意识,然而为了使档案管理工作正常有序的进行,加强单位对此项工作重要性的认识是非常必要的,因此有关单位应做到,管理意识加强,管理方式改进,管理理念与时俱进等,这样才能使档案管理工作有明显的起色。
(三)档案管理人员的专业水平还不够高
档案管理人员的专业素质不够高会导致办公室的档案管理工作无法跟紧时代的发展,对办公室的档案管理工作是十分不利的,为了增强管理人员的专业水平,一方面要从根源开始,选拔高素质人才,一方面就是对原有的工作人员进行专业素质的培训,使其适应时代的发展以及工作的需要。
(四)档案收集工作不够强化
不够强化的档案收集工作会导致档案的管理工作无法有秩序的进行,因此一定要加强办公室的档案收集,从类别或时间等不同的角度进行整理收集,并用计算机进行有效的管理。
(五)档案管理需要与网络信息化技术相结合
将档案管理与网络信息化相结合可以有效的提高管理人员的工作效率,是管理工作快速有序的进行,网络信息化的应用会使档案管理工作更加方便快捷,同时也改变了低效率的纸质管理模式,加强了档案管理工作的秩序性,准确性,及快捷性。
办公室档案管理工作对于单位其他工作的完善具有辅助性作用,所以加强管理人员的管理意识,完善管理制度,实现信息化管理等,在提高档案管理效率及单位工作效率中变得非常重要,也逐渐成为了现代化档案管理的一个必然趋势。
提高办公室档案管理工作效率的思考相关
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新时期下,档案管理工作面临新的挑战和机遇。基于对高校档案管理中存在的一系列问题的分析,比如高校档案管理制度、档案管理人员素质、档案检索效率等方面的缺陷,并分别从健全管理制度、完善档案功能、提高管理人员素质以及信息化利用等方面,提出了相对应的解决对策,为新时期做好高校档案管理工作提供了参考依据。以下是读文网小编为大家精心准备的:新时期如何搞好高校档案管理工作相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】针对新时期高校档案管理工作的现状,提出了新时期高校档案管理工作的问题 ,包括档案管理制度的缺陷、高校档案管理人员的专业问题、档案检索效率较低问题和信息开发和编制上的问题。讨论了做好高校档案管理工作的对策,主要是为了提高高校档案管理人员基本素质、健全高校档案的管理制度、改善高校档案的功能和利用信息化的管理手段。
新时期,我国高校档案管理工作得到深入发展,档案对于人才管理和技术管理的作用凸显出来,但高校的档案管理工作仍处于相对落后态势,不仅在管理上存在许多问题,而且在技术上也难以跟上高科技的发展,难以满足新时期对档案信息查询的要求,不利于新时期经济的高速发展。档案是承载组织或个人特定信息的载体,它可以保证高校的发展和协调、良性而有序地运行。因此,新时期高校档案建设与发展面临着机会和挑战,对高校档案实施现代化管理,已经形成必然趋势。在新时期,要依靠先进的信息技术和创新的科技管理手段,来建设信息化的档案管理系统,这对于高校组织和个人的发展,都是至关重要的。但高校档案管理的信息化建设,不仅需要高素质的管理队伍,而且还要确保档案资源工作的安全与保密。因此,新时期高校档案管理的模式也亟需改革。
新时期,随着计算机和网络的发展,高校档案管理工作已进入崭新的历史时期,但是由于高校管理意识和资金的投入有限,高校档案管理工作还存在着许多问题。
(一)档案管理制度的缺陷
当前,传统的高校档案管理工作,存在着不规范问题,如档号和案卷标题不规范,尤其是卷内目录,在大部分案卷中缺少,使案卷整体管理较为混乱。因此,在高校档案的收集、保管、借阅、保密等多项指标,都存在许多漏洞,这对高校档案信息的真实性和利用价值都有严重的影响。但高校档案管理人员仍普遍重视文书档案的收集整理,整天都在忙于整理工作,而利用计算机制作的电子档案,却存在着被忽视现象,这种情况导致高校档案建档不及时,尤其是对于高校发展的重点专业以及更新改造项目的档案,由于不能及时建档,一些档案资料和图纸大都保留在教师或中层领导手中,如果出现人员变动,就会使档案遗失,这会对今后的使用带来损失,即使那些已经收集归档的档案,高校档案管理人员也经常不能按照规定管理,致使档案目录与档案内容出现不符,查阅起来非常困难。
(二)高校档案管理人员的专业问题
高校档案管理人员专业水平提高不大,其文化程度和专业素养,都不能够适应新时期对高校档案管理的要求,新时期是信息化时代,高校档案管理人员的文化程度与专业素质,应当满足对高校档案信息进行深层次的研究探讨,但是这种专而博的人才非常欠缺。高校档案管理人员队伍的专业水平与时代发展需求存在较大的差距。制约了有效利用高校档案信息资源,影响了社会发展和经济发展,但对于这些方面,在高校档案管理中没有认识到其潜在价值,导致高校档案的利用率不高。
(三)档案检索效率较低问题
手工检索与计算机检索是高校档案检索的主要方式。尽管手工检索速度不能与计算机高速检索比较,但手工检索仍然占据着很大比重,尽管高校档案管理系统软件已有多种工具,但是能够应用档案管理软件的并不多,这对于档案管理的发展不利,也难以推动高校档案的有效开发和利用。这主要是硬件设施投入不足,使高校档案室的建设达不到标准要求。
(四)信息开发和编制上的问题
对于高校档案信息的开发和编制,许多高校档案部门存在应付上级,走过场的问题,为了应付检查而选题开发,但只能开发编研层次较低的、质量较差的产品,其使用价值较低,虽然有的选题与新时期发展有着紧密联系,但是由于编制的水平和质量问题没有实效性,难以发挥作用。
新时期要做好档案管理工作,必须采取以下对策。
(一)提高高校档案管理人员基本素质
要做好高校档案工作,必须提高高校档案管理人员素质,对于档案管理工作,要选择具有政治可靠、作风正派和责任心较强的人员负责,在职期间加强对他们的教育和培养,充分发挥其积极性与主动性。由于高校档案工作人员素质与高校档案管理工作有直接关系,因此档案管理工作人员,应尽快提高自身的专业水平,通过培训学习,提高档案管理质量,才能为社会发展和经济建设提供更多有价值的高校档案信息资源。
(二)健全高校档案的管理制度
要做好高校的档案管理工作,就必须健全高校档案的管理制度,要通过制度要求,来保证高校档案管理工作的开展,高校档案的管理规章制度要具有合理性与科学性,制定的高校管理制度,要根据实际情况和档案管理需求,建立起高校档案管理机制。这样的高校档案管理制度,才具有可操作性,才可以更好地发挥制度的指导与规范作用。才能约束高校档案的管理者和使用者,才能使高校档案信息的交流得到有效传播,这对于高校档案管理具有重要的推进作用。
(三)改善高校档案的功能
要做好档案的管理工作,对档案的功能必须重新进行定位,对传统档案的功能,应当保留的重要部分,需要加强,同时还需要进一步丰富与扩大新时期档案管理工作的内涵,要积极创造条件改善新时期档案的功能,不仅要满足新时期对于档案信息的需求,还必须完善并丰富档案内容,在新时期,为建设小康社会,更好地为社会和广大企业,为所需要的各类信息提供全面的档案服务。
(四)利用信息化的管理手段
信息化是新时期档案工作发展的趋势,对于高校档案管理工作提出要利用信息科技成果,来提高高校档案管理的效益,实现档案管理信息化,利用计算机和互联网进行管理,高校档案管理计算机辅助模式已成为新时期发展趋势。可以通过EXCEL电子表格建立人事档案数据库,使高校档案管理全面进入信息化时代。
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随着社会主义市场经济体制的建立,医院管理工作发生了显著的变化,同时也出现了新的特点。因此,充分利用档案为医院管理工作服务,是加快医院发展步伐,提高医院整体功能的有效措施之一。以下是读文网小编为大家精心准备的:对医院档案管理工作的思考相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]笔者从事医院档案管理工作多年,亲身经历了档案管理工作的发展,通过深入调查和了解档案管理工作的现状,在认真思考的同时提出了档案管理工作与医疗事业同步发展的理念。认为档案管理工作也要与时俱进,更好的为社会服务。
[关键词]认识;调查;思考;服务
医院档案管理工作是医院科学管理中重要的一环,是必须重视的基础性工作。当前,医疗改革日益深化,档案管理工作面临新的机遇和挑战。本文结合医院档案管理工作实际,通过调查了解医院档案管理的现状,提出了一些思考,旨在对于医院档案管理工作的发展起到一定的促进作用。
医院档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录。是医院工作计划和决策的可靠依据,是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。
随着现代化信息的发展,档案在医院管理中的地位和作用越来越被人们所重视。尽管如此,医院档案管理工作仍存在诸多问题,无法与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应。
1、档案管理制度不完善、事倍功半
通过走访,了解到大部分医院对纳入档案管理的内容没有明确的要求或统一的管理标准和模式,也没有制定统一的立卷归档制度。各医院根据自己的理解和实践在进行管理时,使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。有的医院没有把档案工作纳入目标管理考核方案中,致使档案收集效率不高,档案不齐全,出现问题的时候束手无策。
2、档案意识不强,档案利用率较低
大多医院领导只注重医院医疗建设和经济效益。对档案管理方面的认识较淡薄,认为档案工作可有可无,而忽略了医院发展的连续性和历史资料的完整性。有的医院领导班子变换频繁,只抓眼前医疗工作而忽视了对医院长远发展有利的档案管理工作。造成医院档案信息资源开发不足,导致档案利用率不高。
3、档案管理人员业务水平不高
在医院管理中,只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,尚未将提高档案管理人员的素质纳入计划和要求,大部分档案管理人员专业出身较少,知识面较窄、学历偏低,有的是兼职人员,甚至于有些档案管理人员是从其他的岗位转调过来的,致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展,缺乏创新和活力。
4、档案管理分工不明,多头管理
由于历史的原因和医院行业管理的要求,档案管理类别不明,医院综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、房产档案和部分实物档案、音像档案等,而医疗文书档案、X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案、会计档案、医疗设备档案等都分属各个科室分散管理,形成了多部门管理档案的格局,不利于档案的完整和安全。
5、档案管理设施不全,档案现代化管理水平不高
随着医院的快速发展和规模的不断扩大,医院档案的种类和数量也在不断增加,这就在一定程度上给档案管理工作增加了负担。但目前大部分医院存在着档案库房不够规范,档案管理设施不全,档案设备比较陈旧、管理技术落后等问题,制约了医院档案管理工作的发展。
1、加强领导,增强档案意识
领导重视是做好档案管理工作的重要保证,是档案实现科学管理的前提。院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓,与医院业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传医院档案管理的意义,加强档案法律法规学习,使全院干部职工充分认识档案的重要性,认识档案与医院日常工作的密切关系,更好地支持档案管理工作。
2、健全档案管理制度,规范档案管理行为
档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作。建立完善的规章制度,可以减少档案管理的随意性,保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据相关法律法规,结合本单位档案工作实际,逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度,使档案工作的每个环节的运行都有章可循,都有明确的要求和制度的约束。
3、加强档案人员培训,提高档案管理人员素质
提高专、兼职档案管理人员的业务水平,创造条件吸引和培养一批具有现代科学知识和专业技能的人才,同时加强对现职人员的业务培训,或聘请专家讲学,或派出人员参加学习班、学位班。鼓励自学,把学习情况与人员的晋升、聘任挂钩。
4、解放思想,更新观念,提高档案开发利用率
档案管理不能只停留在收集整理和保管阶段,要确立以利用、服务为中心的业务指导思想,重视研究如何提高档案为医院建设与发展服务的效益,要从被动坐等上门的服务方式,逐步走向主动开发档案信息资源,努力开拓档案利用的新途径。
5、适当投入,强化档案室的硬件建设
根据医院的具体情况,逐步配备计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备,并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作,改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况,提高效率。具备条件的医院,可以将档案目录和部分内容纳入局域网,利用网络系统加强各部门之间、院际之间的资源共享,沟通档案信息,以满足医疗、教学、科研等多方面的需求,从而推动医院各项事业的发展。
综上所述,做好新时期医院档案管理工作要从多方面下功夫,不仅档案收集要全,档案保管上要严,档案利用上更要做到使利用者满意,以促进医院平稳快速健康可持续发展。
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关于科技论文的写作,纳斯科学论文编辑中心(NASPAPERS)相关专家认为,要想写好科技论文,就不能坐“井底之蛙”,目光不能只放在中文领域,广大的科技工作者一定要在工作同时,增加外文学习和认识的时间,进一步明确科技论文科学而严谨的写作规律,善于利用国外的数据库,比如SCI数据库等。以下是读文网小编今天为大家精心准备的科技论文范文:试论CTL—1型电视激励器的工作原理和维护。内容仅供参考,欢迎阅读!
试论CTL—1型电视激励器的工作原理和维护全文如下:
摘要:本文以电视发射机的CTL—1型电视激励器为论题。阐述了电视激励器系统的组成和工作原理,并提出了常见故障的判断和检查方法及使用激励器应注意的事项等。
论文关键词:电视激励器,中频调制器,故障判断和检查,西双版纳电视发射台
1、电视激励器的组成
电视激励器系统是由九部分组成,即视频电路、音频电路、中频调制电路、中频校正电路、本振源、I F/R变频电路、电平控制电路、功率放大器、稳压电源等。激励器是电视发射机的重要组成部份,是发射机中进行视频、音频信号处理,调制成射频信号的一个功能部份。它的性能好坏,直接影响和决定了发射机性能指标的优劣。在激励器中,信号源送来的视频信号经放大、延时、箝位、白电平限幅、同步再生等处理后送到图像中频调制器进行幅度调制,已调幅图像中频信号经表面波滤波器形成残余边带后输出到中频校正器,音频信号送入音频电路,经预加重及滤波放大等处理后,送入伴音中频调制器调频,变为已调伴音中频信号输出到中频校正器。
中频图像已调波信号经DG校正,低频非线性失真校正及频响调整等电路后与伴音中频信号在中频校正器小盒内合成,形成图像伴音功率比为10:1的复合电视中频信号。电视中频信号经中频校正、互调校正、群时延校正、DP校正、ICPM校正后送入上变频器变为射频信号并滤除带外杂波,送入功放放大到160 mW输出。激励器内设有ALC自动电平控制电路,使激励器输出功率非常稳定。除稳定功率外,还有两种保护功能:一是,一旦视频信号中断,图象载波维持在黑电平幅度,而不会被校正器里的峰值检波AGC拉到同步顶电平,避免后级功放过载。二是,有“软启动”功能。在开机或射频信号通断时,射频信号幅度总是先小后大慢慢起动,避免了对后级功放的冲击。
2、电视激励器的工作原理
本台多年以来,在电视发射机中都是把图像信号直接调制在射频上。一般是在末级或前级进行栅调。在中频调制的中频发射机中,图像信号首先调制在固定的中频上,经放大以后再变换到射频上。这种非直接的调制方式使得许多技术问题处理起来比较容易和经济,但它要求采用多级线性功率放大器来提高输出功率。由于大功率高频晶体管和高增益、高线性电子管的成熟,中频调制的优越性已肯定无凝了。
中频调制器有如下优点:
第一,中频调制器的工作电平较低,一般为毫瓦级,可以采用平衡调制器或环形调制器,从而得到优良的调制特性。
第二,残余边带滤波器可以在中频实现,且不必随不同的工作频道而采用不同的设计。众所周知,在高电平调制的发射机中,调制器和残余边带滤波器都是比较庞大和昂贵的。
第三、群延时的校正可以在中频实现,比在视频进行群延时校正的效果好。这是因为残余边带滤波器所引入的群延时误差,在上下边带是不一致的。在视频进行群延时校正,其校正量对已调波的上下边带必然是一样的,因此不能达到完善的校正。
但是,在调制后的中频上进行群延时校正,上下边带就可以独立地进行校正,从而获得较为良好的校正效果。第四,微分增益校正可以在中频残余边带滤波器之后进行。微分增益失真主要是射频功率放大器的非线性特性,由于是在残余边带滤波器之后,所放大的信号,在0.75兆赫以下是双边带,在1.25兆赫以上是单边带,在0.75兆赫至1.25兆赫之间,信号由双边带向单边带过渡。对这样的残余边带信号所造成的微分增益失真,如果在视频进行校正,按理是需要把视频信号按频率分段来进行,否则不可能得到完整的校正。在中频进行微分增益校正当然方便得多,效果也好。
CTL—1型电视激励器采用的就是这一先进的中频调制技术。在这里我就简单的介绍一下视频图像和音频伴音系统电路工作原理。
图像部分大致可分为视频,中频和射频三个部分。视频部分包括:箝位放大器和微分相位校正器两个插件。在视频部分未对信号作较复杂的处理,因此在发射台内应备有稳定放大器以确保送入发射机的信号质量。
中频部分包括:图像调制器、残余边带滤波器,群延时校正器和微分增益校正器四个插件。图像中频为37兆赫。大部分对信号的处理工作都有是在中频进行的。首先是把视频信号调制在37兆赫中频上。然后再用中频残余边带滤波器去掉31兆赫以下的信号和37.75兆赫以上的信号。也就是说,调制以后,取下边带为主边带。至于在中频进行群延时校正和微分校正,正是中频调制所带来的好处。
射频部分包括:图像变频器,本地振荡器和图像功率放大器三个插件。这部分的主要功能是把中频信号变换至所需的射频,再放大到一定的功率电平。因此,这部分电路的调整与工作频道有关,本地振荡器插件内的晶体振荡器也必须根据工作频道来确定其振荡频率。
电视激励器在工作过程中,难免要出现故障,在无备机的情况下,出现故障后往往会造成停播。如何及时检修和排除故障,确保电视发射机正常工作,是电视发射台机务人员和技术人员的首要职责。从本人多年从事电视发射台值机工作的经验来看,我认为机器出现故障时,首先应该判断故障出在那一级?出在那一个插件?然后再去排除。
第一个简易的判断方法是:检查各插件的消耗电流和供电电压是否正常,利用图像功率放大器面板上的电流和所附的测量线,在面板上就可以进行检查。检查供电电压时,电表开关应放在“+12伏”或“-12伏”的位置,这时电表的满量程为+12伏或-12伏。检查各插件消耗电流时,电表开关应放在“50MA”的位置。至于功率放大器本身的电流测量,则是利用其面板上的电表对大功率晶体管的工作电流逐个测量。
第二个判断故障的方法是:利用一只宽带示波器检查各插件的输出信号是否正常。图像部分每个插件的面板上都可提供输出监测信号,以供检查。视频输出监测信号皆为1伏峰值,正极性,负载阻抗为75欧。中频和射频输出监测信号电平皆为2毫瓦,负载阻抗为50欧。所有的输出监测信号都可在正常工作时使用,不影响正常工作。伴音部分的变频器和功率放大器,输出监测方法和图像部分一样。伴音调制器部分则备有专供监测用的监测解调器,可以直接监测或监听从伴音调制中频信号解调得到的音频信号。
利用以上所述方法可以较快地找到发生故障的地方,然后可利用所附的转接盒把出现故障的插件插在转接盒上,进行认真、仔细的检查,排除故障。
1、在曾经拔下过机器插件或维修过机器的情况下,应该注意检查箝位放大器、微分相位校正器和图像调制器三只插件内部的箝位开关,是否安放正确,它们必须放置在“箝位”位置,以保证箝位电路正常工作。
2、在曾经拔下过机器插件或维修过机器的情况下,应该注意检查微分增益校正器插件内部的两个开关,它们应该放置在“自动”和“保护”的位置,以保证自动增益控制中频放大器和保护电路正常工作。
3、在曾经拔下过机器插件或维修过机器的情况下,应该注意检查伴音调制器插件内部的予加重开关和锁相环开关,它们都应该放在“通”的位置,以保证电路的正常工作。
4、本激励器共用两套+24伏稳压电源和三套+12伏稳压电源。由于部分电路对供电电压十分敏感而各稳压电源的输出电压又不能完全相同,故在调整以后,切记不要把各稳压电源相互互换,以免造成电路不能正常工作。
5、在机箱下部装有四只小电风扇,顶部装有二只风机。当环境温度较高时,应该及时开启这些设备,以降低机箱内部的温度,以保证机器设备的正常运转。
6、如果只是利用激励器播出黑白电视节目的话,微分相位闲置不用,因此对黑白电视而言,它毫无意义。这时可将箍位放大器的输出直接用电缆送入图像调制器。如果彩色、黑白节目交替播出,则不必这样做,因微分相位校正器的存在也不会妨碍黑白电视节目的播出。
7、在群延时校正器插件中包括发射机群延时校正电路和接收机群延时校正电路两部分,前者是用来校正双工器所引入的群延时误差,后者是用来校正用户接收的群延时误差。这两部分电路都可以根据具体的工作要求来决定取舍。
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前端控制思想在电子文件管理领域有所发展,而面对企业文书档案工作困难局面,前端控制的思考角度,让人们对文书档案工作的业务改善和进展引发思考前端控制思想早在多年前电子文件产生后,就已被国内外档案学界提出并认可,这一思想是对几十年以来档案管理理论与实践过程的总结、升华,是档案工作者长期实践、探索的结果。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅析纸质档案管理前端控制与文书工作相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:现代文秘工作包括政务性工作、业务性工作、事务性工作。文书工作和档案工作是文秘业务性工作的主要组成部分。随着档案管理前端控制思想的研究深入,档案管理工作的起点从原来的立卷归档提前至文件生成之前的设计阶段,与之对应的文书工作与档案管理前端控制环节联系更加紧密。文书工作的好坏对档案工作影响更加突出。
众所周知,档案由文书转化而来,文件是档案的前身,档案是文件的归宿。传统的文书工作与档案工作的交接环节是文件的归档立卷。20世纪50年代,国家规定文书档案的立卷工作由原来的档案部门归档立卷改为文书部门和档案部门共同立卷。立卷归档既是文书工作的重点又是档案工作的开端。
在文档一体化趋势加快的现代档案管理背景下,人们逐渐意识到文书工作是档案管理工作的基础,在文件生成之前就应进行前端控制。文书工作应体现纸质档案前端控制思想,档案前端控制包含于的文书工作之中。
1.档案管理前端控制与文书工作
控制论体系下,“控制”是指为了“改善”某个或某些受控对象的功能或发展,获得并使用信息,以这种信息为基础,选出并用于该对象,并对象产生一定的作用。档案管理的前端控制是以改善档案管理质量,提升档案工作效率为目的,对整个文件从生成到进馆永久保存或销毁的全过程看作一个系统整体加以考量,在档案管理的“前端”便进行干预和控制,以期对中端及末端管理工作产生积极影响。
1.1档案管理前端控制概述
档案管理前端控制的理论基础是20世纪80年代发展成熟的文件生命周期理论。文件生命周期理论将文件从形成到销毁或永久保存看作一个完整的运动过程,根据文件价值形态的变化,准确将文件生命周期分为现行阶段、半现行阶段和非现行阶段,并揭示出各阶段特征。西方档案学两大支柱理论之一的文件生命周期理论,为文件的全过程管理奠定了理论基础,为文档一体化管理和前端控制提供了理论依据。
档案管理前端控制的现实需求是电子文件的产生。随着信息技术的广泛应用和档案管理现代化的发展,电子文件开始出现,传统档案管理工作以归档立卷为开端介入控制,无法保证电子文件的真实与安全。法国人诺加雷的思考对档案管理前端控制起到很好的启蒙作用:“档案工作者需要重新思考他们在文件生命周期中进行干预的时机,甚至重新思考这种生命周期本身。”①
档案管理前端控制思想最初只针对电子文件,即档案人员对电子文件管理的干预时机需提前至系统设计阶段。如果档案人员在系统设计阶段就积极介入电子文件管理,那么随后的文件生成、保管、归档、利用等环节中,就很难保证电子文件的安全性。在众多对“前端控制”的描述中,学者刘越男的说法最具代表性:“所谓‘前端控制’,是指针对电子文件的管理,要从文件形成之时甚至之前就对文件形成一直到归档整个过程给予通盘规划,把可能预先设定的管理功能纳入系统之中,并在文件形成和维护阶段进行监督。”②随着档案管理前端控制研究的深入和反思,人们发现这一思想对纸质档案管理同样适用。“档案界将文件和档案看成同一事物的两个不同阶段由来已久直到电子文件时代,在很多经验教训的基础上,档案界才肯定地说应在文件阶段就施加控制,即前端控制。”③由此可知,前端控制并不是电子文件时代的全新思维,在电子文件出现之前,档案界就已经开始进行纸质档案管理前端控制的应用与探索,只不过没有明确提出罢了。
1.2纸质档案管理前端控制与文书工作的关系
现代文书工作涵盖了纸质档案前端控制思想,档案前端控制原则同样可以用于指导文书工作,可使纸质档案管理和文书工作衔接得当,避免重复劳动,提高效率。
纸质档案管理的前端控制,即要从纸质文件形成之时甚至形成之前(即文件构思阶段)就对文件形成一直到归档或销毁的全流程当作一个整体来通盘考虑,把可能预先设定的管理功能纳入系统之中,并在文件形成和维护阶段进行贯彻、维护与监督。以文件生命周期理论为基础,文件的形成是前端,处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端,永久保存或销毁是末端。④
一般而言,文书工作是指为了适应机构开展各类业务活动的需要,围绕文件的生成、接收、运转、办理直至办理完毕处置等一系列管理活动。从广义上讲,文书工作包括从文件形成直至办理完毕,单位领导人、文件工作人员及其他有关的业务人员、秘书人员等共同参与的一系列工作。⑤本文所指文书工作就是指广义上的文书工作。文书工作的主要内容可分为五个部分:一是撰写文件,包括构思、拟稿、审核、签发、复核、印制、核对、用印等;二是传递文件,包括封装、登录、选择传递通道、投送、接受等;三是办理文件,通常包括拟办、批办、承办、催办、注办等;四是处置文件,即整理归档、清退、暂存、销毁等;五是管理文件,是为以上四项工作有效完成实施科学、系统、有效的组织管理过程。
档案由文件转化而来,那些原始记录性强、查考价值高、文书处理程序完毕的文件将转化为档案。文书工作和档案工作前后衔接,纸质档案管理前端控制思想介入文书工作之中,其实质是文件“档案化”,也就是确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性,使文件有可能作为证据和作为档案保存。⑥
2.1控制撰写过程,提高档案自身质量
高质量的文件产生高质量的档案。对文书的撰写过程加以控制,可提高档案自身的质量。前端控制思想介入文件起草撰写过程,可体现在三个方面。一是对文件立意和构思的控制。应注意文件内容必须准确体现上级意图,逻辑清晰、表达得体,保证文件内容的真实可靠。
二是对文件格式的控制。准确选择文种、题目拟定要体现正文内容并简练,字体字号等严格执行《国家行政机关公文格式》要求,保证文件传递信息的准确和规范。三是对文件主体辅助要素的控制。应注意主题词标注、发文字号、印发时间、密级、印章等一些辅助标识的完整与规范,从形式上保证文件规范和真实,防范做伪。 2.2控制传递办理过程,提高档案工作效率
文件流转与办理过程中贯彻档案管理前端控制思想,可提高日后立卷整理、编目等中端、末端管理环节的工作效率。前端控制思想的介入文件流转和办理过程,可体现在以下三点:一是对收发文件的及时登记的严格控制,并且控制文件自身的正文和附件配套齐全,做到文、账相符,件件有着落,这对档案收集的完整性将产生积极作用。二是控制流转办理过程中文件实体安全。三是控制日常管理过程中文件的科学保存。现行文件日常管理应分门别类存放,并提前对分类后的文件按时间顺序大致科学排序。要注意定稿放在正本之后,附件放在相关正文之后,被转发的文件放在转发文件之后。这些前端控制的做法有利于减少整理时重复劳动,提高档案利用时的调卷速度。
2.3控制档案形成材料的选择,做好档案永久防护
保证档案永久保存,应将档案防护的控制提前至文件形成之前,即文档材料的选择。一要注意把控文件载体耐久性。选择优质造纸原料和脱酸纸张,减少因时间推移引起的老化和恶化。二要注意把控文件的书写材料。选择化学稳定性好的碳素墨水或防水、防酸碱、防热、耐有机溶剂的墨粉进行书写打印。三要注意把控文件的打印方式。激光打印与静电复印运作方式不同,注意选择墨粉与纸张粘贴程度高的打印方式。总之,从文件形成之前就注意控制文件形成材料,能够有效延长档案保存时限,节约后期修复成本。
做为社会实践活动,档案管理的对象是文档,档案管理的主体始终是“人”。纸质档案管理前端控制的实施者是一个单位的文秘人员。文秘人员的素质修养是前端控制效果的决定性因素。纸质档案前端控制思想对秘书人员的业务素质提出三点基本要求。
一是文字技能素养。无论是抄写、记录还是公文起草,文秘人员的工作一定要和文字打交道。广博的知识储备和良好的文字功底是对文秘人员的基本要求。立意准确、思路清晰、结构严谨、用词准确的文稿是文秘人员份内的工作和应尽的责任。
二是工作作风素养。具有高度责任感的文秘人员经手的文书工作绝不会潦草行事,保证了文档自身的质量和文档管理方法的科学,是全面执行纸质档案前端控制思想的根本途径。
三是档案意识和档案管理能力。文秘人员档案意识要求文秘人员重视档案管理,时刻谨记保密安全意识,增强档案管理理论知识和操作技能,对现行文件进行初步整理,优化归档立卷工作的前端基础。确保前端控制文件质量,为资政和决策提供真实文书资料,为档案管理各环节创造方便条件。
前端控制是从系统的观点认识文件与档案、文件工作与档案工作的关系,以有效利用和科学管理为目的,对两个系统内部的结构进行合理化调整,整合文件与档案管理流程,实现了整体效益的最佳化。⑦随着文书档案一体化进程的加快,纸质档案前端控制思想的理论地位会越来越高,其对实践指导的作用将会继续发酵。(作者单位:云南大学公共管理学院)
①C?诺加雷著,都宗成译.信息技术对档案与档案工作的影响[C].第十三届国际档案大会文件报告集.北京:中国档案出版社,1997.
②刘越男.从一个新的视角审视“前端控制”思维[J].档案,2006,(6):26-29.
③刘越男.从一个新的视角审视“前端控制”思维[J].档案,2006,(6):26-29.
④周永军,韩瑛,杭付云.电子文件与纸质文件管理中的前端控制思想比较研究[J].科技档案,2009(1):16-20.
⑤王健.文书学(第二版)[M],北京:中国人民大学出版社,2011.
⑥祝庆.前端控制理论在档案永久性防护中的运用[J].工程与建设,2014,28(4):572-576.
⑦周永军,韩瑛,杭付云.电子文件与纸质文件管理中的前端控制思想比较研究[J].科技档案,2009(1):16-20.
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当前乡镇档案工作存在的问题与对策吴强乡镇档案工作,在党的十一届三中全会以来,有了很大的发展。文书、会计、城建、婚姻等综合档案案卷多了,专柜有了,管理比以前加强了。它在生产、工作中发挥了重要的作用。但也存在着相互脱节,重视不够等问题。以下是读文网小编为大家精心准备的:当前乡镇档案管理工作现存的问题与对策探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】乡镇档案管理是乡镇农业农村档案的基础工作,反映了乡镇农村的发展面貌,随着社会主义新农村建设的不断完善,农业档案工作也取得了巨大进步。但是随着农村经济体制的变化,乡镇档案管理工作也随之出现了新问题,本文对目前乡镇档案管理工作中存在的问题进行了阐述,并针对其相关问题提出了相应的对策。
【关键词】乡镇档案管理;问题;对策
乡镇档案管理工作是乡镇党委政府人员的基础性工作,记录了乡镇各个时期发展的历史进程,反映了乡镇的发展而貌,是推动社会主义新农村建设的驱动力,是广大人民群众维护自身权益的重要手段。做好乡镇档案管理工作意义深远,不论是对新农村的物质文化、精神文明建设还是在规范乡镇管理方而都发挥着重要作用。然而现阶段的乡镇管理工作中存在着诸多问题,怎样做好乡镇档案管理工作,促进新农村的社会主义建设是目前乡镇档案管理人员迫切需要解决的问题。
(一)组织领导不到位
参与乡镇档案管理的工作人员很多,实际上做事的人却少之又少。很多乡镇领导对自己负责的档案管理工作并没有充分发挥岗位职能作用,工作仅仅流于形式,并没有进行具体的工作管理,完全不重视档案管理工作。不仅是某些乡镇领导不重视档案管理的工作,在整个乡镇工作中档案管理都没有占据一席之地,在乡镇决策、工作部署中,档案管理工作往往都被忽视。还有个别的乡镇档案管理部门没有建立健全责权分明的奖惩机制。档案管理分工不明确,负责各项档案管理工作的人员对其工作的内容没有清晰的认识,工作起来却是事倍功半,费时费力。档案工作的考核制度不完善,做好做坏、做多做少结果都不变,导致档案管理人员工作缺乏积极性,档案管理工作质量不高。
(二)档案管理不规范
乡镇档案管理不规范体现在很多方而,其一,很多乡镇企业及相关单位存在各自为政的现象,对于档案管理没有统一的管理标准,造成了档案的分批、分散情况。其二,工作人员对文件资料归档不全,丢失很多有价值的重要资料。其二,一些乡镇及相关单位对文档、文件、材料没有进行区分管理,给后期档案查找带来难度。其四,档案信息资源缺乏准确性,利用价值不高。很多乡镇档案提供的资源仍然停留在基层阶段,利用范围不广,利用形式单一,利用率低,缺乏经验和成果。最后,乡镇档案保管条件差。由于历年来档案部门的工作都没有计划到国民经济中,造成了乡镇的财力不足,划分到档案管理部门的经费很少,乡镇档案管理部门资金短缺,无法完善档案室的建设,导致很多档案不能完整的保存。
(三)档案管理工作人员业务素质不高
乡镇档案管理工作人员不比城市的档案管理工作人员,他们的文化素质和业务素质偏弱,乡镇档案管理工作人员在知识结构上也存在着不合理现象,这些问题都制约了乡镇档案管理工作的发展。大部分乡镇档案管理工作人员对档案管理工作没有深刻的认知,甚至最基本的档案分类和归档工作都做不到位,没有充分的发挥其岗位职能。还有某些乡镇受人员制约,档案管理员由其它岗位的工作人员兼职管理,工作没有针对性,人员调动频繁,影响了乡镇档案管理工作人员工作的稳定性。
(一)加强对乡镇档案管理工作的领导
档案法中有明确的规定,各阶层的人民政府都应加强对档案管理工作的领导,把档案管理工作列入国民经济和社会发展的一部分,乡镇人民政府要做好领导作用,重视档案管理工作,派遣专业人员负责乡镇的档案管理,运用行政手段贯彻落实档案法内容。同时增强目标管理机制,建立健全奖励机制,明确区分责权关系,将责任落实到人,划分乡镇档案管理工作人员的责任,对档案管理工作人员在工作中的表现进行奖惩。建立健全各种规章制度,给乡镇的档案管理工作提供依据,使其有章可循。
(二)规范乡镇档案管理工作
乡镇档案管理的规范工作可以从二个方而着手来提高档案管理质量。
1.广泛宣传在新农村建设过程中档案管理工作的重要性,让人们深刻意识到档案管理工作对社会主义新农村建设的推动作用,让广大人民群众达成共识,通过多种手段宣传乡镇档案管理在社会经济中的作用,给广大群众带来实惠,普及档案管理知识,激发人们的积极性,引导人们重视乡镇档案管理工作。
2.乡镇档案学术理论研究部门应该有计划、有针对性的开展相关的档案管理理论实践活动,定期召开动员大会,扩大乡镇档案管理工作在社会中的影响力,促进乡镇档案管理工作的顺利展开。
3.深入实际,在实践中总结档案管理工作经验,在此基础上进行开拓创新,探索出适合乡镇档案管理工作发展的方向。
(三)提高档案管理工作人员的综合素质
全而提高乡镇管理工作人员的综合素质,这是保证乡镇档案管理事业健康发展的重要条件。根据档案管理岗位的需求,有针对性的对档案管理工作人员进行定期培训,对其工作内容进行重点讲解,或是选派工作表现突出的档案管理工作人员到上级档案管理部门进行业务学习,提高档案管理工作人员的业务素质。同时增加乡镇档案管理人员数量,把档案管理工作进行明确的分工,管理人员各司其职,有效保证档案管理工作的质量,充分发挥档案管理对社会主义新农村建设的作用。
总而言之,在社会主义新农村建设过程中,乡镇档案管理工作起到了重要作用,但是随着社会经济体制的改革,乡镇档案管理工作出现了一系列的问题,为应对以上问题,应加强对乡镇档案管理工作的重视,规范乡镇档案管理工作的方法与对策,提高档案管理工作人员的综合素质,从而推动乡镇社会经济的发展。
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